Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

O artigo 9º da Resolução TSE n. 23.379, de 1º de março de 2012 e o artigo 11 da Resolução CNJ nº 324, de 30 de junho de 2020 dispõem sobre a competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos:

Art. 9º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) de cada Tribunal Eleitoral:
I - analisar, avaliar e selecionar os documentos produzidos e recebidos nos respectivos tribunais, para fins de guarda permanente ou eliminação;
II - propor alterações nos instrumentos de gestão documental dos tribunais;
III - elaborar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a Lista de Documentos Vitais (LDV) e encaminhá-los para aprovação do tribunal regional e publicação, após recomendação do CGD-JE;
IV - aprovar e publicar edital de ciência de descarte de documentos, conforme o modelo apresentado no Anexo 2;
V - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados, realizados pelo modelo apresentado no anexo 3;
VI - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a TTD;
VII - aprovar termo de eliminação, elaborado pelo serviço de arquivo, conforme Anexo 4.
Parágrafo único. A publicação de edital de ciência de descarte de documentos, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do tribunal, será feita nos sítios dos tribunais na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico.

Normativo Presidente Membros
Ordem de Serviço nº 75/2023

Coordenador de Gestão da Informação - CGI

Assessor(a) de Planejamento da Secretaria Judiciária

Chefe da Seção de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Ordem de Serviço nº 34/2023

Coordenador de Gestão da Informação - CGI

Assessor(a) de Planejamento da Secretaria Judiciária

Chefe da Seção de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Chefe da Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ordem de Serviço nº 27/2017

Coordenador de Gestão da Informação - CGI

Chefe da Seção de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Chefe da Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ordem de Serviço nº 14/2015

Coordenador de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Chefe da Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ordem de Serviço nº 22/2014

Paulo Farias de Nazareth Neto

Julia Vine

Lealdo Floresta de Oliveira

Alfeu Eugênio Alves Neto

Ordem de Serviço nº 56/2012

Paulo Farias de Nazareth Neto

Julia Vine

Lealdo Floresta de Oliveira

Alfeu Eugênio Alves Neto

Frederico Franco Alvin

Nesta área, apresentamos o histórico de reuniões ocorridas ao longo dos anos:

2024, 2023, 2022, 2021, 2020, 2019, 2018, 2017.

2024

Sem reunião até o momento.

2023

PAUTA:

1) Acompanhamento das atividades delegadas à representante da SBE, relacionadas a seleção de documentos com valor secundário para guarda permanente dente os incluídos nas listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios e do Tribunal;
2) Acompanhamento das atividades delegadas ao representante da SBD, relacionados aos recibos de tramitação pendentes de recebimento no antigo Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP;
3) Deliberar sobre a amostra estatística representativa de que trata o art. 7º da Portaria TRE-MT nº 351/2021;
4) Deliberar sobre a solicitação de recebimento da Listagem de Eliminação de Documentos do Arquivo Central do TRE-MT, SEI nº 10299.2023-8, considerando o envio intempestivo, os fatos ocorridos e as justificativas apresentadas pela Seção de Comunicação Administrativa - SCA;
5) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais:
a.  ZE31 - SEI 07633.2023-4 - doc. 0671046 - relatora Marcela Lopes, revisor Gustavo Castor;
b. ZE08 - SEI 07001.2023-8 - doc. 0066651 - relator Gustavo Leandro, revisor Gustavo Castor;
c. ZE53 - SEI 06524.2023-0 - doc. 0667620 - relatora Andrea, revisora Marcela.

RESULTADOS:

  1. atividades delegadas a integrantes da comissão em reuniões anteriores acompanhadas, especialmente aquelas atribuídas aos representantes da SBE e SBD;
  2. definição da forma de seleção de amostra representativa para guarda permanente dentre aqueles incluídos nas listagens de eliminação de documentos;
  3. listagem de eliminação de documentos do arquivo central do TRE-MT recebida e analisada, conforme deliberação registrada em ata;
  4. listagens de eliminação de documentos dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) ZE21 SEI 10734.2022-9 - doc. 0654812 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
2) ZE43 SEI 05383.2023-0 - doc. 0654955 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
3) ZE48 SEI 07624.2023-5 - doc. 0655088 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
4) ZE49 SEI 07536.2023-5 - doc. 0654015 - relator Divino Braga, revisora Andrea;
5) ZE30 SEI 07185.2023-8 - doc. 0655923 - relator Divino Braga, revisora Andrea;
6) ZE52 SEI 06487.2023-3 - doc. 0654606 - relatora Andrea, revisor Gustavo Leandro;
7) ZE20 SEI 05643.2023-4 - doc. 0655946 - relator Divino Braga, revisora Andrea (incluído em mesa).

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais:
a. ZE01 SEI 07333.2023-6 - doc. 0652800 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
b. ZE38 SEI 04876.2023-2 - doc. 0652691 - relator Gustavo Castor, revisor Andrea;
c. ZE14 SEI 04765.2023-1 - doc. 0652950 - relatora Andrea, revisor Gustavo Castor;
d. ZE24 SEI 07310.2023-5 - doc. 0625748 - relator Gustavo Leandro, revisor Gustavo Castor;
e. ZE39 SEI 06847.2023-0 - doc. 0652807 - relator Gustavo Leandro, revisora Janete; (RETIRADO DE PAUTA)
f. ZE03 SEI 06486.2023-9 - doc. 0651789 - relator Gustavo Leandro, revisor Gustavo Castor.

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) ZE10 SEI 07088.2023-9 - doc. 0649353 - relatora Andrea, revisor Gustavo Leandro;
2) ZE41 SEI 04789.2023-7 - doc. 0648787 - relatora Andrea, revisora Marcela;
3) ZE12 SEI 06529.2023-3 - doc. 0614857 - relatora Janete, revisora Andrea;
4) ZE09 SEI 05841.2023-0 - doc. 0650489  - relatora Janete, revisora Andrea;
5) ZE39 SEI 06847.2028-0 - doc. 0650193 - relator Gustavo Leandro, revisora Janete;

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais:
a. ZE21 SEI 10734.2022-9 - doc. 0646473- relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
b. ZE27 SEI 06167.2023-8 - doc. 0649009 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
c. ZE13 SEI 07171.2023-6 - doc. 0646955- relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
d. ZE06 SEI 07295.2023-4 - doc. 0648695 - relatora Andrea, revisora Marcela;
e. ZE23 SEI 05289.2023-5 - doc. 0645683 - relator Gustavo Leandro, revisora Marcela.

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos, recebidas dos cartórios eleitorais:
a. ZE50 SEI 06493.2023-9 - doc. 0614471 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
b. ZE02 SEI 05427.2023-0 - doc. 0629956 - relatora Andrea, revisora Marcela;
c. ZE09 SEI 05841.2023-0 - doc. 0605205 - relatora Janete, revisora Andrea;
d. ZE12 SEI 06529.2023-3 - doc. 0614857 - relatora Janete, revisora Andrea.
2) Incluído em pauta em mesa:
a. ZE17 SEI 06532.2023-5 - doc. 0641550 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
b. ZE47 SEI 06356.2023-5 - doc. 0640610 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
c. ZE55 SEI 06365.2023-4 - doc. 0640782 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete.

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Acompanhamento das atividades delegadas à representante da SBE relacionadas a seleção de documentos com valor secundário para guarda permanente dente os incluídos nas listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios e do Tribunal;
2) Acompanhamento das atividades delegadas ao representante da SBD, incumbido de concluir a capacitação em gestão documental disponível no ambiente de EAD do TRE-MT; e de identificar, relacionar e agrupar todos os documentos, procedimentos administrativos e processos judiciais, do primeiro e do segundo graus, que tenham como último registro de movimentação no sistema SADP um envio sem o devido recebimento pela unidade ou cartório de destino do trâmite, enviar essas informações às respectivas unidades de origem do trâmite, com orientações no sentido de obter o recebimento pela unidade de destino, tendo em vista os procedimentos de descarte de documentos programados para ocorrer em dezembro do corrente ano e os requisitos para descarte dos recibos de tramitação, código 1-5-2-2, conforme os instrumentos de gestão documental vigentes;
3) Apresentação da nova versão de planilha destinada às análises da comissão, relator e revisor, e repasse de orientações pelo representante da CGI sobre a forma de uso, com campos específicos para a deliberação e orientações da comissão quanto a cada um dos itens da listagem de eliminação de documentos, além de campo para registro da deliberação geral quanto à listagem, de modo a permitir que as análises e deliberações da comissão nela registradas possam ser adotadas como anexos às atas de reunião;
4) Apresentação das informações sobre padronização e deliberações da comissão, incluídas e organizadas pela representante da ASPSJ no Microsoft Planner, como as principais dúvidas e entendimentos firmados pela comissão em reuniões anteriores, visando agilizar as análises das listagens de eliminação de documentos, bem como as orientações necessárias para o uso da ferramenta e forma de registro pelos demais integrantes da comissão;
5) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais:
a. ZE14 SEI 04765.2023-1 - doc. 0598023 - relatora Andrea, revisor Gustavo Castor;
b. ZE41 SEI 04789.2023-7 - doc. 0623590 - relatora Andrea, revisora Marcela;
c. ZE25 SEI 06300.2023-0 - doc. 0622180 - relatora Andrea, revisora Marcela;
d. ZE52 SEI 06487.2023-3 - doc. 0614306 - relatora Andrea, revisora Marcela;
e. ZE53 SEI 06524.2023-0 - doc. 0614796 - relatora Andrea, revisora Marcela;
f. ZE10 SEI 07088.2023-9 - doc. 0621612 - relatora Andrea, revisor Gustavo Leandro;
g. ZE50 SEI 06493.2023-9 - doc. 0614471 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
h. ZE21 SEI 10734.2022-9 - doc. 0618623 - relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
i. ZE17 SEI 06532.2023-5 - doc. 0641550 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
j. ZE55 SEI 06365.2023-4 - doc. 0640782 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
k. ZE47 SEI 06356.2023-5 - doc. 0640610 - relator Gustavo Leandro, revisor Janete;
l. ZE20 SEI 05643.2023-4 - doc. 0602023 - relatora Janete, revisora Andrea;
m) ZE12 SEI 06529.2023-3 - doc. 0614857 - relatora Janete, revisora Andrea;
n) ZE09 SEI 05841.2023-0 - doc. 0605205 - relatora Janete, revisora Andrea;
o) ZE42 SEI 06352.2023-7 - doc. 0633929 - relatora Janete, revisora Andrea.

RESULTADOS:
  1. atividades delegadas a integrantes da comissão em reuniões anteriores acompanhadas, especialmente aquelas atribuídas aos representantes da SBE e SBD;
  2. nova versão da planilha de análises das listagens de eliminação de documentos apresentada e aprovada, para uso da comissão e dos cartórios eleitorais, para agilizar o preenchimento e validação dos tempos de guarda mínimos de cada tipo documental;
  3. textos padrões definidos para uso dos relatores e revisores quando de suas análises, bem como a forma de registro desses padrões no Microsoft Planner, visando uniformidade de interpretação e de orientações aos cartórios eleitorais em situações análogas.
  4. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Acompanhamento das atividades delegadas à representante da SBE relacionadas a seleção de documentos com valor secundário para guarda permanente dente os incluídos nas listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios e do Tribunal;
2) Repasse de atividade ao representante da SBD no sentido de produzir relatório dos documentos e processos enviados e não recebidos no SADP por unidade organizacional, bem como orientar e acompanhar as atividades de recebimento no sistema informatizado, requisito para descarte dos recibos de tramitação, conforme os instrumentos vigentes de gestão documental deste Tribunal;
3) Análise e deliberação das seguintes listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais:
a. 60ZE SEI 04364.2023-6 - 0584378, relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
b 43ZE SEI 05383.2023-0 - 0598176, relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
c. 27ZE SEI 06167.2023-8 - 0613235, relator Gustavo Castor, revisor Gustavo Leandro;
d. 23ZE SEI 05289.2023-5 - 0609253, relator Gustavo Leandro, revisora Marcela;
e. 17ZE SEI 06532.2023-5 - 0615841- relator Gustavo Leandro, revisora Janete;
f. 55ZE SEI 006365.2023-4 - 0614398 - relator Gustavo Leandro, revisora Janete;
g. 47ZE SEI 06356.2023-5 - 0612971 - relator Gustavo Leandro, revisora Janete.

RESULTADOS:
  1. atividade delegada à representante da SBE acompanhada, repassando as orientações necessárias ao seu integral cumprimento;
  2. atividade repassada ao representante da SBD, para suprir ausência de recebimento nos envios do antigo sistema SADP, requisito para descarte dos recibos de tramitação desse sistema legado;
  3. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Analisar e deliberar sobre as listagens de eliminação de documentos dos seguintes cartórios eleitorais: 18ZE - SEI 04640.2023-9; 38ZE - SEI 04876.2023-2; 23ZE - SEI 05289.2023-5;
2) Verificar junto à representante da SCA, gestora do arquivo do TRE-MT, a fase atual de elaboração da listagem de eliminação de documentos deste Tribunal, considerando a conclusão das atividades de descrição e disponibilização em meio digital na internet de no mínimo 100 itens do acervo de guarda permanente, que haviam sido priorizadas pela Administração no mês anterior;
3) Esclarecimentos sobre a forma e o momento de registro das atividades dos relatores e revisores no Microsoft Planner, de modo organizar e agilizar o controle das análises, deliberações, publicações de editais, minutas de despacho da comissão e devoluções dos processos aos cartórios, para as demais providências, visando a efetivação dos descartes formalmente autorizados.

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.
  2. orientações repassadas à chefe da Seção de Comunicação Administrativa e integrante da CPAD no sentido de apresentar, assim que possível, a listagem de eliminação de documentos do arquivo central do TRE-MT, ainda em fase de elaboração, considerando a proximidade do término do prazo regulamentar para sua apresentação à comissão;
  3. orientações repassadas aos integrantes da comissão que atuam como relatores e revisores de processos de eliminação de documentos, visando registrar suas atividades e fases dos processos no Microsoft Planner, para maior controle das atividades da comissão.

PAUTA:
Deliberação sobre as seguintes listagens de eliminação de documentos:
1) 5ª Zona Eleitoral - Nova Mutum, SEI nº 4731.2023-2 - relator Gustavo Leandro e revisor Gustavo Castor;
2) 36ª Zona Eleitoral - Vera, SEI nº 2256.2023-5 - relator Gustavo Castor e revisor Marcela Lopes;
3) 15ª Zona Eleitoral - São Felix do Araguaia, SEI nº 1946.2023-9 - relator Gustavo Leandro e revisor Janete Clementino;
4) 56ª Zona Eleitoral - Brasnorte, SEI nº 5461.2023-7 - relator Marcela Lopes e revisor Gustavo Castor.

RESULTADOS:
  1. listagens de eliminação de documentos recebidas dos cartórios eleitorais incluídas em pauta analisadas, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Requisito do art. 5º, VII do Anexo I da Portaria CNJ nº 82/2023 do Prêmio CNJ de Qualidade 2023, mais especificamente sobre a necessidade de pontuação referente a: "b) descrição documental do acervo de guarda permanente, ou parte dele, e disponibilização de acesso e consulta pública em meio digital (inciso VIII do art. 3º da Resolução CNJ nº 324/2020", que precisa ser comprovado por: "b) link de acesso público para consulta. Será considerado o mínimo de 100 itens documentais descritos e disponibilizados";
2) Analisar as listagens de eliminação de documentos, que devem ser recebidas das unidades gestoras de arquivos do TRE e de todos os cartórios eleitorais, no período de junho a agosto de 2023, conforme artigo 5º, § 4º da Portaria nº 351/2021.

RESULTADOS:
  1. atividades necessárias ao integral cumprimento dos requisitos de qualidade do Prêmio CNJ de Qualidade 2023 relacionados à Gestão Documental e Gestão da Memória atribuídas a cada membro da comissão, após debater e definir estratégias para o integral cumprimento de cada requisito, conforme detalhado em ata;
  2. listagens de eliminação de documentos recebidas das zonas eleitorais nº 18, 4, 56 e 28 analisadas, sendo a listagem da ZE04 aprovada e as demais devolvidas aos respectivos cartórios para os ajustes necessários, conforme deliberações registradas em ata.

PAUTA:
1) Analisar as listagens de eliminação de documentos, que devem ser recebidas das unidades gestoras de arquivos do TRE e de todos os cartórios eleitorais, no período de junho a agosto de 2023, conforme artigo 5º, § 4º da Portaria nº 351/2021, tendo sido recebidas até o momento 5 listas de eliminação de documentos de cartórios;
2) Apresentar planilha eletrônica desenvolvida para agilizar o preenchimento das listas pelos cartórios, implementar critérios de validação, permitir maior segurança e manter o foco da comissão nas atividades de conferência das classificações efetuadas pelas unidades gestoras de arquivo, de acordo com as descrições dos tipos documentais, bem como colher sugestões de melhoramento e avaliar possibilidade de sistema informatizado para o próximo ciclo de eliminação - DOD;
3) Planejar as atividades necessárias para o cumprimento integral do requisito "Art. 5º, VII - Gestão de Memória e de Gestão Documental, Resolução CNJ no 324/2020" do anexo I da Portaria CNJ nº 82/2023, que trata do Prêmio CNJ de Qualidade 2023;
4) Planejar a seleção para guarda permanente de documentos e processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação, conforme art. 30, X, da Resolução CNJ n° 324, de 2020;
5) Planejar a forma e os responsáveis pelo suporte aos cartórios eleitorais nos casos de dúvidas de classificação de documentos e de preenchimento das listagens de eliminação.

RESULTADOS:
  1. definição de procedimentos para os trabalhos da comissão relacionados ao primeiro ciclo de descarte de documentos sob a recém implantada política de gestão documental da Justiça Eleitoral de Mato Grosso, incluindo as atribuições de cada integrante da comissão, forma de distribuição dos processos de eliminação de documentos dos cartórios eleitorais aos membros da comissão, tanto aos relatores como aos revisores, devendo os relatores prestar o suporte e orientar os cartórios dos processos que receber em distribuição;
  2. apresentação e aprovação de planilha eletrônica desenvolvida para agilizar o preenchimento das listagens de eliminação de documentos e a validação do cumprimento dos tempos mínimos de guarda de cada conjunto documental descrito, de acordo com a tabela de temporalidade e com os respectivos códigos de classificação e datas-limite informadas pelos cartórios eleitorais;
  3. atividades necessárias ao integral cumprimento dos itens de avaliação do Prêmio CNJ de Qualidade 2023 relacionados à Gestão Documental e a Gestão da Memória planejadas e distribuídas entre os membros da comissão, conforme detalhado em ata.

2022

PAUTA:
1) Manifestar sobre a solicitação de aprovação de lista de descarte de documentos da 21ª ZE - Lucas do Rio Verde Zona Eleitoral, SEI nº 10734.2022-9.

RESULTADOS:

  1. devolução do processo à Diretoria-Geral, com ponderação pelo não recebimento da listagem, em razão da não observância do período de envio da listagem à comissão previsto na norma vigente, como registrado em ata.

PAUTA:
1) Manifestar sobre solicitação de autorização especial para descarte de documentos da 36ª Zona Eleitoral, com sede no município de Vera, no presente ano, fora do prazo previsto no art. 5º, §4º da Portaria TRE-MT nº 351/2021 - SEI nº 05322.2022-6.

RESULTADOS:

  1. devolução do processo à Diretoria-Geral, com ponderação pelo não recebimento da listagem, em razão da não observância do período de envio da listagem à comissão previsto na norma vigente, como registrado em ata.

PAUTA:
1) Dar seguimento às deliberações sobre as propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos, considerando os novos instrumentos aprovados pelo PRONAME, nos termos do artigo 20 da Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento de cada proposta e sua deliberação registrados em ata.

PAUTA:
1) Dar seguimento às deliberações sobre as propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos, considerando os novos instrumentos aprovados pelo PRONAME, nos termos do artigo 20 da Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento de cada proposta e sua deliberação registrados em ata.

2021

PAUTA:
1) Dar seguimento às deliberações sobre as propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos, considerando os novos instrumentos aprovados pelo PRONAME, nos termos do artigo 20 da Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020;
2) Deliberar sobre os impulsos necessários para implantação do Repositório Digital Confiável - RDC-Arq, conforme Resolução CNJ nº 408, de 18 de agosto de 2021 - confecção do Documento de Oficialização da Demanda - DOD.

RESULTADOS:

  1. em razão de demandas urgentes e inadiáveis, a reunião foi cancelada, ficando as deliberações dos itens da pauta para a próxima reunião, conforme registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberar sobre propostas de alteração dos instrumentos de gestão documental do TRE-MT: plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos; considerando os novos instrumentos aprovados pelo PRONAME, nos termos do artigo 20 da Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020;
2) Deliberar sobre os impulsos necessários para implantação do Repositório Digital Confiável - RDC-Arq, conforme Resolução CNJ nº 408, de 18 de agosto de 2021 - confecção do Documento de Oficialização da Demanda - DOD.

RESULTADOS:

  1. 50 (cinquenta) propostas de alteração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento de cada proposta e sua deliberação registrados em ata;
  2. o item 2 da pauta foi adiado.

PAUTA:
1) Analisar e deliberar sobre os pontos de divergência dos prazos de guarda dos instrumentos de gestão documental elaborados por esta comissão quando comparados aos prazos da tabela de temporalidade do Conselho Nacional de Justiça, após pesquisa dessas divergências pelos membros Gustavo Leandro e Janete Clementino, com o objetivo de evitar prazos de guarda inferiores aos praticados por aquele Conselho, como medida de precaução, pois não foi disponibilizada pelo Proname, até este momento, a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário, como prescreve o art. 5º, III da Resolução CNJ nº 324 de 30 de junho de 2020.
2) Deliberar sobre a forma de inclusão dos tipos de manifestação dos usuários externos no formulário da ouvidoria do Sistema Eletrônico de Documentos - SEI, "acesso à informação", "denúncia", "elogio", "reclamação", entre outras, tendo em vista a iminente implantação desse módulo em Mato Grosso, a característica do sistema que faz uso dos assuntos como opções de tipos de manifestação, e o fato dos assuntos serem o próprio Plano de Classificação de Documentos - PCD

RESULTADO:

  1. definição da forma de registro dos tipos documentais gerados no sistema SEI pelo módulo da ouvidoria, quando do recebimento de manifestações dos usuários externos, conforme registrado em ata;
  2. minuta de resolução e minuta de portaria para implantação da política de gestão documental da Justiça Eleitoral e seus instrumentos apresentadas, analisadas e aprovadas no âmbito da comissão;
  3. após analisar instrumentos de gestão documental do TSE e de outros regionais, a comissão deliberou por propor à Administração a adoção dos instrumentos do TRE-SC, com as adaptações necessárias;
  4. pontos de divergência identificados pelos integrantes da comissão entre a tabela de temporalidade do CNJ e aquela em elaboração para o TRE-MT, especialmente no que se refere aos tempos mínimos de guarda;
  5. deliberação por incluir na minuta de portaria que tratará dos instrumentos de gestão documental dispositivo que impeça qualquer descarte de documentos antes da aprovação dos instrumentos do TRE-MT também pelo Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral;
  6. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento de cada proposta e sua deliberação registrados em ata.

PAUTA:
1)) Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos, sendo 32 (trinta e duas) propostas já analisadas por membro da comissão, com a colaboração de representante da área afeta ao tipo documental em questão - colunas destacadas em azul; e 2 (duas) propostas pendentes de análise e deliberação.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

2020

PAUTA:
1) Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos, sendo 52 (cinquenta e duas) propostas já analisadas por membro da comissão, com a colaboração de representante da área afeta ao tipo documental em questão - colunas destacadas em azul; e 2 (duas) propostas pendentes de análise e deliberação.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Registros dos julgamento das contas do TRE-MT no Tribunal de Contas da União, para cálculo dos prazos de guarda desses processos, conforme critério da Tabela de Temporalidade de Documentos;
2) Dar seguimento às avaliações e deliberações das propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

RESULTADOS:

  1. definições de novas ações para obter as informações pendentes relacionadas às datas de aprovação das contas do TRE-MT pelo TCU anteriores a 1997, conforme registrado em ata;
  2. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Aclarar dúvidas da empres PHASES Arquivos sobre a forma de indexação dos documentos arquivados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, especialmente sobre a organização física das caixas arquivo e a forma de endereçamento, observando as características do "localizador" do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, de modo a não incluir o ano como parte do localizador, conforme orientações repassadas à emrpesa na reunião nº 13, de 14 de fevereiro de 2020.
2) Tratar de outras questões relacionadas ao início da fase de indexação dos documentos.

RESULTADOS:

  1. definição da forma de registro dos documentos arquivados no arquivo central do TRE-MT no módulo de arquivamento do sistema SEI - Sistema Eletrônico de Informações, recém implantado, considerando os recursos disponíveis do sistema, a forma de organização do arquivo físico, o  ano do documento e seu código de classificação, conforme detalhado em ata;
  2. repasse aos representantes da empresa contratada para o serviço de tratamento do acervo documental do TRE-MT, PHASES Arquivos, por videoconferência, da forma de registro no sistema SEI definida pela comissão, bem como colher eventuais sugestões de melhoramento;
  3. orientação à gestora do contrato e membro da CPAD, titular da SCA, no sentido de autorizar o início da fase de indexação dos documentos do acervo, seguindo os procedimentos de registro no sistema SEI definidos pela comissão e já repassados à empresa contratada.

PAUTA:
1) Deliberar sobre comunicação recebida da empresa PHASES Arquivos, datada de 9 de junho de 2020, endereça à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, solicitando materiais e estrutura para a execução dos serviços;
2) Comunicar notícia recebida por WhatsApp de que o arquivista responsável pelo projeto "in loco" foi desligado da empresa, e avaliar possíveis implicações na gestão do contrato e na qualidade do tratamento do acervo arquivístico em andamento;
3) Dar seguimento às avaliações e deliberações das propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

RESULTADOS:

  1. deliberação da comissão no sentido de atendimento ao solicitado pela empresa contratada;
  2. distinção das atribuições da comissão, das de fiscalização e de gestão do contrato;
  3. deliberação e resposta à empresa PHASES Arquivos sobre a atuação de arquivista "in loco";
  4. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberar sobre propostas de alterações das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos;
2) Formalização de resposta ao ofício recebido da empresa PHASES, em 12 de fevereiro de 2020, considerando as deliberações da comissão e as orientações repassadas aos representantes da empresa, quando da 13º reunião CPAD, ocorrida no dia 14 do mesmo mês, além de avaliar as possibilidades de ampliação do espaço físico para o trabalho da empresa.

RESULTADOS:

  1. deliberação e repasse à empresa PHASES Arquivos da forma de registro e procedimentos de uso do módulo de arquivamento do sistema SEI - Sistema Eletrônico de Informações, por videoconferência, que manifestou por sua adequação e viabilidade;
  2. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberar sobre propostas de alterações na minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberar sobre propostas de alterações na minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos;
2) Deliberar sobre a forma de endereçamento dos documentos no arquivo (avaliar proposta da empresa PHASES);
3) Deliberar sobre a forma de indexação dos documentos por meio do sistema SEI.

RESULTADOS:

  1. recusa da proposta inicial recebida da empresa PHASES Arquivos na qual se pretendia adotar meras planilhas eletrônicas a ser preenchidas pelo setor de arquivo;
  2. recursos do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) analisados pelos membros da comissão, constatando que os recursos necessários estão disponíveis;
  3. reafirmação da orientação de uso do módulo de arquivamento do SEI, repassando as orientações necessárias à empresa contratada por videoconferência;
  4. o item 1 da pauta foi adiado para a próxima reunião

2019

PAUTA:
1) Continuidade da análise das minutas dos instrumentos de gestão documental; e das deliberações sobre as propostas de alterações oriundas das unidades administrativas do Tribunal e Cartórios Eleitorais.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Analisar as minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos - PCD e tabela de temporalidade de documentos - TTD;
2) Deliberar sobre alterações sugeridas pelas unidades administrativas do Tribunal e Cartórios Eleitorais;
3) Avaliar a situação de implantação do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, com base nas informações que serão trazidas pelo representante da Seção de Banco de Dados, conforme deliberado na Reunião CPAD nº 9, de 30 de outubro de 2019, de modo a cumprir a obrigação de que trata a cláusula 5.4.2, "a" do Contrato nº 26/2019, que tem por objeto o tratamento técnico arquivístico do acervo documental deste Tribunal.

RESULTADOS:

  1. após a apresentação do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), recém implantado a pedido da comissão, houve deliberação de que há no sistema os recursos suficientes para que seja adotado pelo Arquivo Central do TRE-MT;
  2. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos analisadas e deliberadas, conforme detalhamento registrado em ata.

PAUTA:
1) Deliberação sobre o plano de execução revisado pela empresa de tratamento arquivístico, que solicita autorização para iniciar suas atividades no dia 5 de novembro de 2019.

RESULTADOS:

  1. aprovação pela comissão do plano de execução revisado da empresa PHASES Arquivos e autorização para início de suas atividades, na forma solicitada.

PAUTA:
1) Deliberação sobre o plano de execução apresentado pela empresa de tratamento arquivístico, que irá iniciar suas atividades na próxima segunda-feira, 4 de novembro de 2019;
2) Definir o sistema que será usado pela empresa para registrar, catalogar e indexar os documentos do acervo arquivístico.

RESULTADOS:

  1. solicitação à empresa PHASES Arquivos dos documentos comprobatórios requeridos em contrato para habilitação da arquivista que aturará "in loco";
  2. atribuição ao membro da comissão representante da SBD para buscar informações sobre a disponibilização do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

PAUTA:
1) Avaliação dos pedidos de alteração do plano de classificação de documentos e questões relacionados aos prazos de guarda da tabela de temporalidade;
2) Revisão final dos instrumentos arquivísticos e das normas que serão submetidas à Diretoria Geral.

RESULTADOS:

  1. propostas de alteração da minuta do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos recebidas dos setores do TRE-MT analisadas e deliberadas;
  2. minutas das normas e seus instrumentos arquivísticos revisados.

PAUTA:
1) Reunião de trabalho com a presença da arquivista do TRE-SC, que estará em visita técnica neste Tribunal, nos dias 22, 23 e 24 do corrente mês;
2) Apresentação da programação de atividades que serão realizadas durante a visita técnica.

RESULTADOS:

  1. plano de atividades a serem realizadas durante a visita técnica da Arquivista do TRE-SC, convidada pela Administração do TRE-MT, a pedido da comissão, para participar da implantação da Política de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Mato Grosso, envolvendo reuniões com os setores do TRE-MT para levantamento de seus tipos documentais e repasse de orientações, bem como a realização de palestra de sensibilização dos servidores sobre gestão documental, atividades destas que foram efetivamente realizadas.

PAUTA:
1) Suporte aos usuários sobre o uso dos instrumentos de gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

RESULTADOS:

  1. apresentação dos instrumentos de gestão documental propostos para o TRE-MT à Diretoria-Geral e representantes das Secretarias, adotando como referência os instrumentos do TRE-SC;
  2. autorização da Administração para uso imediato dos instrumentos do TRE-SC, importando o plano de classificação de documentos para o recém implantado Sistema Eletrônico de Informações (SEI);
  3. formalização de convite à Arquivista do TRE-SC para visita técnica ao TRE-MT em cooperação com o projeto de implantação de sua política de gestão documental.

PAUTA:
1) Colher as manifestações dos membros da comissão sobre as minutas do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade, enviados para análise de Vossas Senhorias, por e-mail, em 21 de fevereiro de 2019, quinta-feira;
2) Propor aprovação desses instrumentos de gestão documental para submetê-los à Administração superior, nos termos do inciso III, art. 9º da Resolução TSE nº 23.379;
3) Definir estratégias de reuniões com representantes das unidades (Secretarias, Corregedoria, Presidência e CCIA) visando validar os instrumentos propostos e agilizar a aprovação da política de gestão documental e suas normas, bem como sua efetiva implementação.

RESULTADOS:

  1. aprovação no âmbito da comissão dos instrumentos de gestão documental previamente enviados aos membros da comissão para análise;
  2. atuação dos membros da comissão no apoio às unidades do TRE-MT quanto ao uso dos instrumentos de gestão documental e classificação de seus documentos;
  3. levantamento dos tipos de documentos atualmente cadastrados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), para que a comissão possa analisá-los e adequá-los à política de gestão documental a ser implantada;
  4. concessão de acesso a membros da comissão para tratamento dos tipos documentais, tipos de processos e assuntos no sistema SEI para os ajustes necessários.

PAUTA:
1) Apresentar os resultados das atividades delegadas a cada membro da comissão na reunião de trabalho anterior, entre elas: os recursos aplicáveis à gestão documental nos sistemas informatizados SEI e SITDOC; minuta de resolução para a implantação da política de gestão documental no TRE-MT; dificuldades e boas práticas relacionadas ao SEI colhidas no TRE-AM;
2) Assinatura das atas das reuniões anteriores;
3) Definir as próximas atividades, entre elas: personalização das ferramentas de gestão documental elaboradas pelo TRE-SC: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade; visando adoção por parte deste Regional.

RESULTADOS:

  1. apresentação dos recursos disponíveis aplicáveis à gestão documental nos sistemas SEI e SITDOC, conforme registro em ata.
  2. deliberação no âmbito da comissão pelo uso dos recursos do SEI, com importação imediata do plano de classificação de documentos do TRE-SC para esse sistema, em fase de implantação no TRE-MT, com o objetivo de permitir que os processos criados nesse novo sistema sejam classificados desde sua criação;
  3. definição das próximas atividades da comissão, com destaque à atividade de personalização dos instrumentos do TRE-SC para uso no TRE-MT.

2018

PAUTA:
1) Definir quais os instrumentos de gestão documental servirão de modelo para os trabalhos da comissão;
2) Avaliar a possibilidade de inclusão dos instrumentos de gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, tendo em vista previsão de implantação desse sistema no TRE-MT;
3) Definição da forma de trabalho da comissão e divisão de tarefas.

RESULTADOS:

  1. após analisar os instrumentos do TSE e de outros regionais eleitorais, foi deliberado por unanimidade pela adoção dos instrumentos do TRE-SC como base dos instrumentos de gestão documental do TRE-MT;
  2. deliberação no sentido de propor à Administração que a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) ocorra após a aprovação dos instrumentos de gestão documental, de modo a simplificar a implantação da política de gestão documental;
  3. divisão de tarefas e responsabilidades entre os membros da comissão, relacionadas ao projeto de implantação da política de gestão documental e seus instrumentos, bem como as relacionadas a contratação de empresa para tratamento do acervo documental, conforme registros em ata.

PAUTA:
1) Apresentação da comissão e suas competências aos novos membros;
2) Apresentação dos instrumentos de gestão documental em uso pelos demais Regionais.

RESULTADOS:

  1. atribuições aos membros da comissão para nova avaliação dos instrumentos de gestão documental do TSE, TRE-TO, TRE-SC, previamente disponibilizados aos membros da comissão, bem para pesquisas e avaliações dos instrumentos do TRE-RS, TRE-SP e TRE-MG, com enfoque nos tipos documentais produzidos pelos cartórios eleitorais.

2017

PAUTA:
1) apresentação dos objetivos da comissão, suas principais atividades e entregas;
2) apresentação do escopo do projeto "Implementar política de gestão documental", sua interação com os trabalhos da comissão e as atividades desenvolvidas até o momento;
3) colher informações junto aos membros desta comissão multidisciplinar relacionadas ao contexto dos documentos do TRE-MT e Cartórios Eleitorais, físicos e eletrônicos;
4) colher informações sobre o termo de referência elaborado pela SCA para contratação de empresa especializada em descarte de documentos;
5) colher informações sobre os recursos e ferramentas disponíveis nos sistemas informatizados atuais, bem como as previstas em sistemas com implantação programada-SEI e SITDOC;
6) analisar os desafios relacionados às principais atividades de gestão documental no âmbito do TRE-MT e dos Cartórios Eleitorais;
7) traçar estratégias para elaboração, revisão e adoção de plano de classificação, tabela de temporalidade e relação de documentos vitais, tomando por base os modelos de outros Tribunais Eleitorais;
8) programar as próximas reuniões de trabalho e atividades

RESULTADOS:

  1. instalação da comissão, com apresentações de seus integrantes, criação de pastas compartilhadas para compartilhamento de documentos da comissão;
  2. repasse de informações sobre a contratação de empresa especializada em tratamento de acervo documental em andamento na SCA;
  3. distribuição de atividades e responsabilidades entre os membros da comissão, conforme registros em ata;
  4. instrumentos de gestão documental do TSE, TRE-SC e TRE-TO repassados aos membros da comissão para conhecimento e estudos iniciais, visando análises mais aprofundadas em reuniões posteriores.