PORTARIA PRES Nº 146, DE 2 DE ABRIL DE 2025.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE MATO GROSSO, usando das atribuições legais que lhe confere o art. 19, XI, do Regimento Interno deste Tribunal,

CONSIDERANDO o Relatório de Auditoria nº 01/2021 - Gestão de Ativos de TIC;

CONSIDERANDO a Auditoria Financeira Integrada com Conformidade - Exercício 2022;

CONSIDERANDO o Relatório de Auditoria nº 02/2023 - Processo de Gestão do Patrimônio Mobiliário e Imobiliário (SEI nº 02828.2023-0);

CONSIDERANDO o contido no SEI nº 13880.2024-3,

RESOLVE

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 

Art. 1º A Gestão dos bens materiais e patrimoniais do Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE-MT) fica disciplinada por esta Portaria.

Art. 2º Para efeitos desta Portaria, consideram-se:

I - Material - designação genérica de equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, matérias-primas e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades do Tribunal, podendo ser permanente ou de material de consumo;

II - Material Permanente - aquele que, embora de uso corrente, não perde sua identidade física e/ou tem durabilidade e utilização superior a 2 (dois) anos e possui controle individualizado;

III - Material de Consumo - aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física, tem sua utilização limitada a 2 (dois) anos e/ou tem sua vida útil reduzida de forma acelerada por desatualizações;

IV - Bens Móveis - são agrupados como material permanente ou material de consumo;

V - Bens intangíveis - Ativos intangíveis são direitos que tenham por objeto bens incorpóreos destinados à manutenção da atividade pública ou exercidos com essa finalidade;

VI - Responsável - servidora ou servidor que, em razão do cargo ou função ou por indicação da autoridade superior, responda pela guarda, conservação e uso dos materiais permanentes;

VII - Termo de responsabilidade - documento que formaliza a atribuição de responsabilidade pela guarda, conservação e uso dos materiais permanentes;

VIII - Termo de transferência - documento que formaliza a movimentação de bem patrimonial e a troca de responsável pela carga, com a localização de origem e a localização de destino, aos dados relativos ao registro patrimonial;

IX - Tombamento - procedimento pelo qual o material é registrado legalmente no patrimônio do TRE-MT, com o lançamento no sistema de controle patrimonial, das características do bem e as atribuições de número de identificação patrimonial;

X - Inventário - procedimento administrativo de controle para averiguação da correspondência entre a existência física dos bens e os registros nos sistemas de controle;

XI - Baixa patrimonial - retirada ou desincorporação dos materiais do patrimônio do TRE-MT;

XII - Depreciação - redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência;

XIII - Amortização - redução do valor dos bens intangíveis pela perda da utilidade ou obsolescência;

XIV - Sistema de Gestão Patrimonial - sistema informatizado disponibilizado para a Justiça Eleitoral para o registro e controle dos materiais do TRE-MT;

XV - Codificação é o método ou sistema de numerar o material para sua pronta identificação, sendo a codificação decimal adotada no TRE-MT.

CAPÍTULO II

DA ENTRADA E DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS

Art. 3° A entrada de materiais no TRE-MT será decorrente de compra, cessão, transferência, doação, permuta e comodato.

Art. 4° Todo material a ser recebido pelo TRE-MT deverá vir, conforme o caso, acompanhado de um dos seguintes documentos:

I - nota fiscal, nos casos de compra;

II - termo de cessão, doação, permuta, avaliação ou transferência externa;

III - outro instrumento equivalente que forneça informação para o registro do material no Sistema de Controle.

Parágrafo único. Nesses documentos constarão, obrigatoriamente, a descrição do material, quantidade, unidade de medida e valor.

Art. 5° O recebimento de material em razão de compra ocorrerá em dois momentos distintos:

I - provisoriamente, de forma sumária do quantitativo recebido pela fiscal técnica ou pelo fiscal técnico do Contrato, com verificação posterior da conformidade com as exigências contratuais;

II - definitivamente, pela gestora ou gestor ou fiscal técnica ou técnico do Contrato ou Comissão designada, mediante preenchimento de formulário detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais.

Art. 6º Será obrigatória a constituição de Comissão para recebimento definitivo quando o valor total da Contratação ultrapassar 10% (dez por cento) do limite de que trata o inciso II do art. 75 da Lei nº 14.133/2021.

Art. 7º O Termo de Recebimento Provisório (TRP) será emitido no momento do recebimento do objeto, ocasião em que deverão ser realizadas as verificações de quantidade e conferência do documento fiscal entregue pela Contratada.

§ 1º O TRP é ato que transmite para a Administração a posse precária do material, transferindo apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do bem, da fornecedora ou do fornecedor ao Tribunal.

§ 2º No TRP constará a data do recebimento do material para fins de conferência do cumprimento do prazo de entrega.

Art. 8º O Termo de Recebimento Definitivo (TRD) será emitido no prazo máximo de 30 (trinta) dias, a contar do recebimento provisório, devendo ser verificada qualidade, data de vencimento e quantidade dos bens, observando-se as especificações exigidas em Edital, nota de empenho e/ou Contrato.

§ 1º Caberá a gestora ou ao gestor do Contrato ou à Comissão de recebimento definitivo solicitar formalmente as correções necessárias ao recebimento definitivo do objeto, fixando, com base nos termos do contrato, prazos para a sua execução, ou efetuar a devolução do material.

§ 2º A gestora ou gestor do Contrato ou a Comissão deverá consignar no TRD eventuais evidências de que a contratada deixou de cumprir o edital ou nota de empenho ou contrato.

§ 3º O prazo previsto no caput para recebimento definitivo poderá ser excepcionalmente prorrogado, de forma justificada, por igual período, quando houver necessidade de diligências para a aferição do atendimento das exigências contratuais.

Art. 9º O Termo de Recebimento Provisório - TRP e o Termo de Recebimento Definitivo - TRD deverão ser juntados aos respectivos processos administrativos e encaminhados as unidades competentes, acompanhado com o formulário de liquidação de despesa e demais documentos definidos em normativo, para os devidos registros, liquidação e pagamento da despesa.

Art. 10. Materiais recebidos, mediante qualquer processo de aquisição, devem ser registrados no Sistema de controle, antes de serem distribuídos às Unidades que irão utilizá-los.

Art. 11. Para efeito de tombamento, o material permanente receberá número sequencial de registro patrimonial em local visível, mediante fixação de plaqueta, etiqueta, código de barras ou qualquer outro método adequado para as características do material.

 

CAPÍTULO III

DA CLASSIFICAÇÃO DO MATERIAL

Art. 12. A classificação de material em “consumo” ou “permanente” é baseada nos aspectos e critérios de classificação em naturezas de despesas contábeis da Secretaria do Tesouro Nacional

Parágrafo único. Caberá às Seções de Material (SM), Patrimônio (SP) e Contabilidade (SCONT) definir o enquadramento do material em relação à despesa contábil.

Art. 13. O material com valor inferior à quantia prevista no artigo 37 desta portaria será classificado como material de consumo.

Art. 14. O material permanente é classificado como:

a) Quanto ao uso:

I - Ocioso - quando, embora esteja em perfeitas condições não está sendo usado;

II - Novo - quando ainda não foi posto em uso;

III - Bom - quando estiver em perfeitas condições e em uso normal;

IV - Obsoleto - quando já não se usa por estar ultrapassado;

V - Inservível - quando, mesmo com funcionamento ativo, não contém o que é necessário para ser servido, sem utilidade.

b) Quanto ao estado de conservação:

I - Recuperável - quando estiver avariado e sua recuperação for possível, desde que o custo da recuperação e/ou manutenção não ultrapasse 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado;

II - Antieconômico - quando estiver avariado e sua recuperação custar mais do que 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado, seu rendimento for precário, ou o custo de manutenção for inviável economicamente;

III - Irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características.

Art.15. Os bens intangíveis são direitos que tenham por objeto bens incorpóreos destinados à manutenção da atividade pública ou exercidos com essa finalidade.

Parágrafo único. a regulamentação da padronização dos procedimentos internos relativos ao controle contábil e extracontábil dos ativos intangíveis no âmbito deste Tribunal será tratada em normativo próprio (Instrução Normativa nº 02, de 17/07/2023 ou outro que vier a substituir).

 

CAPÍTULO IV

DO ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS E ESTOQUE DE ALMOXARIFADO

Art. 16. São diretrizes da política de Gestão de estoques do TRE-MT:

I - a contratação de materiais de consumo para formação de estoque deverá ocorrer exclusivamente quanto aos materiais de uso rotineiro ou peças de reserva estratégica;

II - o quantitativo a ser adquirido e estocado deverá ser calculado com base em histórico de consumo e em demanda futura dos materiais;

III - avaliação periódica da necessidade de continuar adquirindo e estocando materiais que apresentarem pouca rotatividade;

IV - disponibilidade de local adequado para recebimento e armazenagem dos materiais, devendo, para fins de estocagem, ser consideradas todas as variáveis que possam garantir a vida útil do produto e evitar a redução do seu ciclo de vida;

V - realização de inventário anual para avaliação das quantidades e qualidade dos itens estocados;

VI - o estoque de materiais deverá ser objeto de controle mediante o uso de sistema informatizado, que forneça à Administração dados essenciais como contratações, movimentações, estoque, consumo médio, consumo por centro de custo, consumo geral, e quaisquer outros dados necessários à boa gestão do Almoxarifado institucional;

VII - assegurar a minimização de perdas, deterioração e obsolescência, realizando, sempre que possível, a alienação, a cessão, a transferência e a destinação final ambientalmente adequada dos bens móveis classificados como inservíveis; 

VIII - garantir os níveis de estoque mínimos para que não haja ruptura no suprimento.

§ 1° Para a reserva de contingência poderá ser adotada margem de segurança adicional entre 10% (dez por cento) e 30% (trinta por cento) sobre a demanda projetada, com o maior índice sendo aplicado aos itens essenciais, sem os quais as atividades correm risco de interrupção, objetivando mitigar eventuais oscilações de consumo e atrasos nas contratações.

§ 2° A Seção de Material deverá consultar outras unidades para se manifestarem acerca do quantitativo e utilização de materiais específicos.

§ 3° A política de utilização de suprimentos de informática será definida pela Secretaria de Tecnologia da Informação, que deverá repassar as quantidades necessárias e especificações dos referidos materiais para aquisição.

Art. 17. O armazenamento compreende a guarda, a localização, a segurança e a conservação do material classificado como estocável, elementos essenciais para que sejam supridas adequadamente as necessidades das unidades do Tribunal e dos Cartórios Eleitorais por determinado período.

§ 1º A Seção de Material deve realizar a contagem periódica dos materiais em estoque, observando os níveis de consumo, os prazos de validade, tendo por objetivo o planejamento de futuras aquisições.

§ 2° A unidade demandante do material de consumo, após recebê-lo responsabilizar-se-á por sua guarda, utilização e conservação.

Art. 18. Somente pessoas devidamente autorizadas podem adentrar no espaço destinado para o almoxarifado do Tribunal.

Art. 19. Será admitida a utilização de modelo de gestão de materiais de forma descentralizada, com a implementação de subalmoxarifado, quando existirem materiais distribuídos em depósitos secundários e mantidos sob a guarda e responsabilidade de outra unidade.

 

CAPÍTULO V

DA REQUISIÇÃO DE MATERIAL DE CONSUMO E DE MATERIAL PERMANENTE

Art. 20. O pedido de material será classificado como:

I - solicitação de material - destinada ao atendimento de solicitação de materiais de consumo ou permanente disponíveis em estoque ou em depósito para pronto atendimento, e será realizada por meio de sistemas informatizados;

II - pedido de compras - destinada ao atendimento de solicitação de materiais de consumo ou permanentes, cuja aquisição necessita de procedimento licitatório, devendo ser formalizado por meio de documento de formalização de demanda (DFD) a ser submetido à Seção de Patrimônio ou Seção de Material.

§ 1º As titulares e os titulares das Unidades da Secretaria e as Chefes e os Chefes de Cartórios Eleitorais são competentes para solicitar material ou efetuar pedido de compras.

§ 2º A Seção de Material manterá atualizada, em sistema próprio, a catalogação dos materiais de consumo existente no almoxarifado.

§ 3° As Seções de Material e de Patrimônio poderão estabelecer calendário de requisições com vistas a otimizar a logística de remessa de materiais.

Art. 21. A Seção de Material e a Seção de Patrimônio anualmente e precedente a formulação do Plano Anual de Contratações, do exercício seguinte, impulsionarão processo eletrônico para as unidades da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais para que seja levantada a necessidade para o próximo exercício.

Parágrafo único. A Seção de Material e a Seção de Patrimônio compilarão no mesmo processo todas as demandas de mesma natureza para que seja analisado atendimento ou não e, se for o caso, incluído no sistema próprio quando da elaboração do Plano de Contratações Anual.

 

CAPÍTULO VI

DA RESPONSABILIDADE PELA GUARDA, USO E

CONSERVAÇÃO DOS MATERIAIS PERMANENTES

Art. 22. As titulares e os titulares das unidades e as Chefes e os Chefes de Cartórios Eleitorais serão responsáveis pela carga dos materiais situados na respectiva unidade, mesmo que não seja usuária ou usuário contínuo do bem.

§ 1º A(s) Chefe(s) ou o(s) Chefe(s) da Seção de Material e da Seção de Patrimônio serão responsáveis pelos materiais considerados reserva técnica, armazenada no depósito ou almoxarifado.

§ 2° A Coordenadora ou o Coordenador de Apoio ao Pleno e Julgamento será responsável pelos materiais localizados no Plenário do prédio-sede e nas suas salas anexas.

§ 3º As Assessoras ou os Assessores das Juízas ou dos Juízes membros são responsáveis pelos materiais situados nos respectivos gabinetes;

§ 4º A Assessora ou Assessor das Juízas ou Juízes membros Estadual - JME1 será responsável pelos materiais situados na recepção dos gabinetes das Juízas ou Juízes membros.

§ 5º A Chefe ou o Chefe de Cartório responsável pela Diretoria do Fórum Eleitoral será responsável pelos materiais situados na(s) respectiva(s) Central(is) de Atendimento à Eleitora ou ao Eleitor.

§ 6° A Seção de Administração de Edifico será responsável pelos materiais situados nas áreas de uso comuns, tais como: portarias, corredores, acessos aos prédios, estacionamento e garagens, entre outros.

Art. 23. Nos afastamentos da ou do responsável, a respectiva substituta ou o respectivo substituto responderá pela guarda, conservação e uso dos materiais permanentes.

Art. 24. Nenhum material permanente pode ser distribuído sem a respectiva carga patrimonial, que se efetiva com a assinatura no Termo de Responsabilidade.

Art. 25. Compete à responsável ou ao responsável da carga patrimonial:

I - examinar o estado de conservação do material ao recebê-lo, bem como comparar seu número de tombamento com o do respectivo Termo de Transferência Interna, fazendo o devido registro quando constatar divergências;

II - ao ser dispensada ou dispensado de uma função de confiança ou cargo em comissão, solicitar à Seção de Patrimônio a relação de materiais sob sua responsabilidade e conferi-la, para posterior transferência à sucessora ou sucessor;

III - assinar o termo de responsabilidade ou de transferência interna;

IV - realizar conferência periódica (parcial ou total), informando o estado físico dos bens independentemente dos inventários constantes desta Portaria;

V - supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados em sua unidade, zelando pela conservação dos materiais;

VI - comunicar à Administração, imediatamente após o seu conhecimento, sobre avaria, defeitos, desaparecimento de bens ou desprendimento da plaqueta de registro patrimonial;

VII - devolver a Seção de Patrimônio os materiais permanentes evidenciados como ociosos, antieconômicos ou inservíveis;

VIII - comunicar a Seção de Patrimônio, por meio de sistema eletrônico, toda e qualquer necessidade de movimentação de materiais, que implique alteração de responsabilidade.

Parágrafo único. Para a realização de eventos, em caráter especial e por prazo determinado de curta duração, poderá a agente ou o agente responsável ceder, mediante termo de cautela, conforme modelo anexo nesta Portaria, os materiais permanentes que se encontrarem sob sua guarda.

Art. 26. Compete a todas as servidoras e a todos os servidores do Tribunal:

I - zelar pelo uso e guarda dos bens localizados em sua unidade, visando à conservação dos materiais;

II - comunicar expressamente e imediatamente à Administração a ocorrência de qualquer irregularidade envolvendo o patrimônio do Tribunal;

III - prestar auxílio na realização de inventários ou na prestação de qualquer informação sobre bem em uso no seu local de trabalho.

Art. 27. A servidora ou o servidor será responsabilizada ou responsabilizado civilmente sempre que constatada sua culpa ou dolo por irregularidade com bens de propriedade ou responsabilidade do Tribunal, independente das demais sanções administrativas e penais cabíveis.

Art. 28. A apuração de irregularidades será realizada em procedimento administrativo disciplinar por Comissão Permanente Disciplinar estabelecido em normativo que rege a matéria (Resolução TRE-MT nº 978/2012, ou outro que vier a substituir), exceto apuração de extravio ou dano de material de pequeno valor.

Parágrafo único. Considera-se material de pequeno valor aquele de valor contábil igual ou inferior a 10% do limite fixado no art. 75, inc. II, atualizado na forma do art. 182, ambos da Lei nº 14.133/2021.

Art. 29. A Seção de Cadastro e Registros Funcionais deve comunicar a Seção de Patrimônio e a Seção de Material sobre as nomeações, designações, dispensas, exonerações ou quaisquer outros tipos de desligamento ou afastamento de servidoras ou servidores ocorridos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso.

Art. 30. As servidoras e os servidores em regime de teletrabalho que autorizadas ou autorizados a utilizar materiais permanentes fora das dependências do TRE-MT serão consideradas detentoras ou considerados detentores dos bens, sendo responsáveis pela guarda, uso e conservação deles.

Parágrafo único. A responsável ou o responsável pela carga patrimonial, deverá autorizar as retiradas dos materiais e comunicar à Seção de Patrimônio para atribuir, no Sistema de Controle, a responsabilidade pessoal dos bens à servidora ou ao servidor em teletrabalho.

Art. 31. A guarda de materiais permanentes disponibilizados a terceiros por força de contrato, convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres deverá ser formalizada mediante termo de responsabilidade.

Parágrafo único. Em caso de extravio ou avaria dos materiais de que trata o caput, a responsabilidade será apurada na forma estabelecida em regulamento próprio.

Art. 32. A Secretaria de Tecnologia da Informação será responsável pela gestão e política de utilização e distribuição dos materiais de tecnologia da informação e comunicação, cabendo à Coordenadoria de Material e Patrimônio apenas a guarda patrimonial até à sua distribuição.

Parágrafo único. O definido no caput não se aplica as urnas eletrônicas, cuja guarda e gestão cabe exclusivamente à Secretaria de Tecnologia da Informação.

 

CAPÍTULO VII

DA MOVIMENTAÇÃO E DO CONTROLE DE MATERIAL PERMANENTE

Art. 33. Qualquer movimentação de material permanente que implicar substituição de responsável pela carga patrimonial deverá ser realizada com prévio conhecimento da Seção de Patrimônio.

Art. 34. A movimentação interna de materiais será realizada mediante termo de transferência interna, na forma eletrônica, devidamente identificada e com a indicação de responsável pelas unidades de origem e de destino do bem.

§ 1º A responsável ou o responsável pela carga deverá assinar eletronicamente o termo de transferência interna no prazo de 10 (dez) dias úteis da entrega do referido documento.

§ 2º O descumprimento do parágrafo anterior impedirá novas movimentações de bens da unidade administrativa.

Art. 35. A saída de material permanente das dependências do Tribunal deverá ser acompanhada de termo de transferência patrimonial, autorização da Diretora-Geral ou do Diretor-Geral e conhecimento da Seção de Patrimônio.

Parágrafo único. Nos Cartórios Eleitorais a competência para autorizar a saída de material permanente é da Juíza ou do Juiz Eleitoral.

Art. 36. O controle patrimonial será realizado pela Seção de Patrimônio e compreenderá as atividades de recebimento, tombamento, registro das movimentações, desfazimentos, incorporações e baixas, dentre outras.

Art. 37. O material permanente será objeto de controle patrimonial, exceto quando em uso, com processo de depreciação concluído e apresente valor residual igual ou inferior a 0,5% do limite fixado no art. 75, inc. II, atualizado na forma do art. 182, ambos da Lei nº 14.133/2021.

§ 1° Anualmente, os bens que deixarem de ser controlados serão relacionados e automaticamente baixados, precedida da avaliação por Comissão de reavaliação de material permanente.

§ 2° Excepcionalmente, a Seção de Patrimônio poderá manter o controle sobre bens enquadrados nessa situação, mediante fundamentada justificativa.

 

CAPÍTULO VIII

DA RETIRADA PARA CONSERTO OU MANUTENÇÃO

Art. 38. Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia e autorização da Seção de Patrimônio quanto à validade de garantia da fornecedora ou do fornecedor, ou à existência de contrato de manutenção.

Art. 39. Os serviços realizados por terceiros não credenciados pela fabricante ou pelo fabricante, durante o período de garantia são considerados irregularidade passível de apuração de responsabilidade.

Art. 40. No caso de reforma, reparo ou pintura em material permanente que vier a modificar suas características físicas, deverá ser feita atualização no respectivo registro patrimonial.

Art. 41. Qualquer retirada de bem permanente para conserto ou manutenção somente pode ser realizada com a anuência da Seção de Patrimônio.

Art. 42. Antes de consertar qualquer bem permanente, deve ser verificado se é viável economicamente, ou seja, se o conserto não ultrapassa 50% (cinquenta por cento) do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação.

 

CAPÍTULO IX

DO INVENTÁRIO

 

Art. 43. O inventário ocorrerá de forma descentralizada no Tribunal e nas Zonas Eleitorais e compreenderá as etapas de planejamento, levantamento físico, análise, consolidação dos dados, regularização das pendências e encerramento.

Art. 44. Os inventários poderão ser realizados pela Seção de Patrimônio, por iniciativa própria ou a pedido da Administração ou de qualquer responsável pela carga, periodicamente ou a qualquer tempo e em quaisquer unidades do TRE-MT, excetuando-se o inventário anual, que é realizado por Comissão específica.

Art. 45. Obrigatoriamente o inventário anual será realizado no depósito de patrimônio, almoxarifado, depósito de urnas eletrônicas e em bens intangíveis do TRE-MT.

Art. 46. O inventário anual será realizado por uma Comissão composta por 05 (cinco) membras ou membros, sendo 02 (duas ou dois) suplentes.

§ 1º Entre as membras ou membros, uma servidora será designada ou um servidor será designado Presidente da Comissão, preferencialmente com participação anterior em comissão de inventário anual.

§ 2º Poderão ser convocadas estagiárias e funcionárias ou convocados estagiários e funcionários de empresas prestadoras de serviços para desenvolver tarefas de apoio à Comissão, sob a supervisão de seus membros.

Art. 47. Nos Cartórios Eleitorais o inventário anual será efetivado pela servidora lotada ou servidor lotado em outro cartório eleitoral instalado no mesmo município, quando houver, ou por servidora lotada ou servidor lotado na própria unidade, desde que não responsável pela carga dos bens.

Art. 48. A Comissão de Inventário será designada pela ou pelo Presidente do Tribunal até o dia 10 de novembro do ano de referência, em Processo Eletrônico iniciado até o dia 10 de outubro pela Seção de Patrimônio.

Art. 49. A Seção de Patrimônio, até 10 de dezembro repassará as informações e orientações para todas as membras ou todos os membros e suplentes da Comissão para a efetivação do Inventário Anual.

Art. 50. No desempenho de suas funções a Comissão de Inventário anual é competente para:

I - cientificar a responsável ou o responsável pela Unidade Administrativa a ser inventariada com antecedência mínima de quarenta e oito horas, da data marcada para o início dos trabalhos;

II - requisitar servidoras ou servidores, máquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais que for necessário, ao cumprimento das tarefas da Comissão;

III - solicitar o livre acesso em qualquer recinto, para efetuar levantamento e vistoria de bens;

IV - solicitar à responsável ou ao responsável pela carga patrimonial documentos necessários aos levantamentos;

V - propor às unidades inventariadas e/ou à Seção de Patrimônio a regularização das pendências identificadas durante o levantamento físico;

VI - verificar a exatidão dos dados registrados no sistema de controle, mediante levantamento físico no depósito de material permanente e almoxarifado;

VII - identificar o estado de conservação dos bens permanentes e de consumo inventariados e o prazo de validade do bem de consumo, discriminando em relatório os suscetíveis de desfazimento;

VIII - relacionar os bens que se encontram sem número de tombamento, sem o código de barras, sem plaqueta metálica ou outro tipo de etiqueta que comporta o número de patrimônio ou sem o devido registro patrimonial para as providências cabíveis da Seção de Patrimônio;

IX - apresentar à Diretora-Geral ou ao Diretor-Geral Relatório Final do Inventário Anual, contendo as respectivas irregularidades não sanadas.

Art. 51. A Comissão realizará o levantamento físico dos bens, a ser efetivado por amostragem, observados os seguintes critérios:

I - Verificação de, no mínimo, 50% das unidades administrativas localizadas nos municípios de Cuiabá e Várzea Grande;

II - Verificação de, no mínimo, 20% das unidades administrativas não incluídas no inciso anterior.

§1º Nas unidades em que o inventário foi realizado em até 90 (noventa) dias de antecedência da data da constituição da Comissão de inventário anual serão dispensadas do levantamento físico e não comporão o limite que trata o presente artigo.

§2º O inventário dos materiais bibliográficos terá como referência as informações registradas no sistema próprio de controle, cuja unidade deverá fornecer, por solicitação da comissão, os relatórios de registros.

Art. 52. Na amostragem de que trata o artigo anterior deverá obedecer à rotatividade entre as unidades inventariadas no exercício anterior.

Art. 53. A Comissão de Inventário até o dia 15 de março do ano subsequente deverá apresentar a Diretora-Geral ou Diretor-Geral o Relatório final do inventário anual circunstanciando todas as irregularidades, situação e estado de conservação dos materiais das unidades inventariadas e demais aspectos observados nos trabalhos, conforme modelo contido no Anexo IV.

Art. 54. A partir do Relatório de inventário anual, na hipótese de apontamento de irregularidades, a Diretora-Geral ou Diretor-Geral deverá submeter, de modo individualizado por unidade, o processo ao responsável pela carga, que deverá providenciar a regularização ou manifestação no prazo de 15 dias.

Parágrafo único. Caberá à Seção de Patrimônio o acompanhamento dos processos de regularização, devendo reportar à Diretoria-Geral quaisquer inobservâncias de prazo e de descumprimento da determinação.

 

CAPÍTULO X

DA BAIXA PATRIMONIAL

Art. 55. A baixa patrimonial consiste na retirada de bem do patrimônio do TRE-MT, mediante registro da transferência para bens baixados feita pela Seção de Patrimônio em sistema próprio.

Art. 56. O número de patrimônio de um bem baixado não será aproveitado para qualquer outro bem.

Art. 57. A autorização da baixa patrimonial compete a Diretora-Geral ou ao Diretor-Geral, em processo administrativo instruído com a justificativa correspondente.

Art. 58. A Seção de Patrimônio deve encaminhar todos os documentos relativos à baixa patrimonial de bens à Seção de Contabilidade/COF para fins de registro no sistema de administração financeira.

 

CAPÍTULO XI

DOS PROCEDIMENTOS EM CASO DE CONSTATAÇÃO DE IRREGULARIDADES

Art. 59. Considera-se irregularidade toda ocorrência de que resulte ou possa resultar prejuízo ao acervo patrimonial do Tribunal, constatadas por qualquer servidora ou servidor ou resultante de levantamentos em inventários.

Art. 60. A comunicação de bem extraviado ou avariado deve ser feita de maneira circunstanciada pela responsável ou pelo responsável pela carga patrimonial, ou pela Seção de Patrimônio, ou quaisquer servidoras ou servidores, por escrito e via processo eletrônico, trazendo informações relevantes e sempre que possível informar a data, local, horário, descrição do fato, relação do material extraviado, roubado/furtado ou danificado.

Art. 61. Caberá à responsável ou ao responsável pela guarda do material em caso de ocorrência de irregularidade envolvendo extravio de material, com ou sem emprego de violência, e/ou que venha a colocar em risco a guarda e segurança dos bens móveis e imóveis do Tribunal, adotar, de imediato, as seguintes medidas, sem prejuízo à providência contida no artigo 60:

I - comunicar a Polícia, com o devido registro do boletim de ocorrência;

II - preservar o local até a chegada da Polícia, caso necessário.

Art. 62. A Seção de Patrimônio deve realizar sequencialmente:

I - imediatamente levantamento físico da Unidade Administrativa ou Cartório Eleitoral para verificação da irregularidade comunicada, ou constatação da avaria;

II - notificar a responsável ou o responsável pela carga patrimonial, via processo eletrônico, concedendo prazo de 15 (quinze) dias para manifestação complementar, esclarecimentos ou justificativas, caso necessário;

III - informar o valor contábil do bem;

IV - apresentar manifestação técnica e conclusiva para subsidiar a tomada de decisão.

Art. 63. O processo deverá ser submetido a Diretora-Geral ou Diretor-Geral que, em caso de bem de valor contábil igual ou inferior a 10% do limite fixado no art. 75, inc. II, atualizado na forma do art. 182, ambos da Lei nº 14.133, de 1° de abril de 2021, poderá decidir por:

I - Aceitar a justificativa apresentada e determinar a baixa patrimonial do material;

II - Determinar que a responsável ou o responsável pela carga arque pelas despesas de conserto e recuperação, quando possível;

III - Determinar a indenização do material, via emissão de Guia de Recolhimento da União (GRU), correspondente ao valor de mercado, apurado pela Seção de Gerenciamento de Compras;

IV - Autorizar a entrega um bem de especificações iguais ou superiores ao danificado ou extraviado.

§ 1º No caso do valor contábil do bem ser superior a 10% do limite fixado no art. 75, inc. II, atualizado na forma do art. 182, ambos da Lei nº 14.133, de 1° de abril de 2021, a Diretora-Geral ou o Diretor-Geral deverá submeter os autos à Presidência, com ponderação de instauração de sindicância ou procedimento administrativo disciplinar, nos termos do normativo próprio da matéria.

§ 2º Não ocorrendo o atendimento da decisão da Diretora-Geral ou do Diretor-Geral, de acordo com o descrito nos incisos II, III e IV, ou quando o extravio ou o dano do bem público apresentarem indícios de conduta dolosa de servidora pública ou servidor público, aplica-se o procedimento do parágrafo anterior.

§ 3º O prazo para o atendimento das determinações dos incisos II e III, bem como para a entrega de bem, do inciso IV, deste artigo, será de até 30 (trinta) dias, a contar da decisão.

 

CAPÍTULO XII

DA DEPRECIAÇÃO E DA REAVALIAÇÃO DOS BENS

Art. 64. A depreciação de material permanente corresponde a apropriação contábil e periódica da perda de valor do ativo, em razão do desgaste pelo uso, a obsolescência e a ação da natureza.

Parágrafo único. A depreciação será iniciada no mês seguinte ao registro do material no sistema de controle, não existindo fração menor que um mês.

Art. 65. O cálculo da depreciação utilizará o método das cotas, adotando a taxa de depreciação constante durante a vida útil do ativo, até que atinja seu valor residual.

§ 1° A vida útil do bem seguirá a tabela estabelecida pela Secretaria do Tesouro Nacional - STN;

§ 2° Caberá mensalmente à Seção de Contabilidade/COF o registro contábil da depreciação, tendo por base o relatório fornecido pela Seção de Patrimônio.

§ 3° Serão considerados bens não depreciáveis:

a) terrenos;

b) bens móveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antiguidades, documentos, bens com interesse histórico, bens integrados em coleções, entre outros.

Art. 66. A reavaliação deverá efetuada periodicamente.

§ 1º A reavaliação das urnas eletrônicas é realizada pelo Tribunal Superior Eleitoral.

§ 2º A reavaliação dos bens será efetuada por Comissão Permanente específica.

Art. 67. Ao final do período de vida útil, caso o bem apresente perfeitas condições de uso e o valor residual não refletir seu montante adequado, poderá ser reavaliado atribuindo-se a ele um novo valor e período de vida útil.

CAPÍTULO XIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 68. Os casos omissos serão decididos pela Diretoria-Geral.

Art. 69. Os anexos desta Portaria poderão ser alterados com autorização da Diretoria-Geral.

Art. 70. Revogam-se as Portarias nº 45, de 26 de fevereiro de 2009, e nº 419, de 15 de dezembro de 2015.

Art. 71. Esta Portaria entrará em vigor a partir da data da sua publicação.

Cuiabá, 2 de abril de 2025.

 

Desembargadora MARIA APARECIDA RIBEIRO

Presidente 

ANEXOS DA PORTARIA Nº 146/2025

(Disponíveis no link https://apps.tre-mt.jus.br/repositorio-arquivos/downloads/anexo_de_normativo-portaria-146-2025-anexos-20250402133750769 b541459c9a7fb4a34bc86b9722ee0fe.docx) 

I - Minuta de Documento de Formulação de Demanda - DFD;

II - Termo de Recebimento Provisório - TRP;

III - Termo de Recebimento Definitivo - TRD;

IV - Termo de Cautela;

V - Modelo de Relatório de Inventário Anual.