(Texto consolidado com as alterações promovidas pela Portaria nº 192, de 13/7/2015)*

Regulamenta o fornecimento de lanches tipo “coffee break” em eventos e solenidades no âmbito do TRE/MT.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE MATO GROSSO, usando das atribuições legais que lhe confere o inciso XI, do artigo 19, do Regimento Interno deste Tribunal,

CONSIDERANDO a necessidade de realização anual e reiterada de ações para capacitação e qualificação dos servidores e juízes eleitorais, sessões plenárias, solenidades e reuniões de interesse institucional;

CONSIDERANDO o entendimento do Tribunal de Contas da União no que se refere à realização de despesas dessa natureza com vinculação direta e concreta com os objetivos institucionais do órgão público;

CONSIDERANDO ser esse procedimento prática comum aos inúmeros órgãos públicos do país, inclusive com manifestação do próprio Conselho Nacional de Justiça acerca do tema;

CONSIDERANDO o que consta no Procedimento Administrativo nº 96.863/2012,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer que nos eventos direcionados à capacitação e qualificação dos servidores e juízes eleitorais, sessões plenárias, solenidades e reuniões, poderá ser autorizado o fornecimento de lanches tipo “coffee break”, desde que as atividades estejam vinculadas aos objetivos institucionais deste Tribunal.

Parágrafo único. Nas sessões plenárias o fornecimento de lanches restringir-se-á às autoridades que delas participem e servidores que auxiliarem diretamente na sua realização, apenas no período compreendido entre os 90 (noventa) dias que antecedem o pleito e até a diplomação dos eleitos.

Art. 2º Para os fins do art. 1º desta Portaria considera-se:

I - eventos relacionados com a capacitação e qualificação: são aqueles cuja duração seja igual ou superior a três horas ininterruptas, tais como treinamentos, cursos, palestras, seminários, conferências e oficinas que resultem, entre outros, na expedição de certificados para os seus participantes;

II - reuniões de trabalho: aquelas cuja duração seja igual ou superior a três horas ininterruptas;

III - sessões plenárias: são aquelas realizadas pelo Tribunal em conformidade com o art. 48, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução nº 1152, de 07/08/2012, desde que sejam igual ou superiores a três horas ininterruptas de duração;

IV - solenidades: são cerimônias oficiais que objetivam, dentre outras, a divulgação ao público externo de campanhas publicitárias, lançamento de livros, audiências públicas, encontro de autoridades que integram a Justiça Eleitoral e eventos similares.

Art. 3º São condições específicas que deverão constar do Termo de Referência ou Projeto Básico para a contratação do fornecimento de lanche tipo “coffee break”:

I - que a empresa fornecedora promova a entrega dos alimentos e bebidas na data e local do evento, previamente estabelecidos, sob pena de aplicação da multa prevista em contrato;

II - seja de responsabilidade da empresa a organização dos alimentos e bebidas no local do evento, até vinte minutos antes do horário previsto para o consumo;

III - a empresa contratada deverá fornecer os materiais e utensílios necessários ao manuseio e consumo dos alimentos e bebidas, tais como bandejas de inox ou prata, travessas, jarras térmicas, louças em porcelana e talheres em aço inox, toalhas de tecido, copos de vidro ou cristal, guardanapos de papel de primeira qualidade, açúcar, adoçante, gelo de água filtrada ou mineral e demais insumos necessários à perfeita execução dos serviços;

IV - havendo o preparo de alimentos no local do evento, a empresa contratada deverá fornecer os equipamentos e materiais necessários a essa atividade, o que inclui, também, o mero aquecimento dos alimentos;

V - a empresa pode optar por não dispor todos os itens do “coffee break” de uma única vez, devendo, nessa situação, manter pessoa responsável pela reposição, tão logo se esgote o item exposto e não tenha sido utilizada toda a quantidade solicitada;

VI - os alimentos deverão ser preparados com produtos de boa procedência e qualidade reconhecida no mercado, observados os procedimentos de higiene, acondicionamento e transporte, que deverá ocorrer em veículo fechado;

VII - a contratada deverá atender às exigências da Vigilância Sanitária para esse ramo de atividade, mantendo atualizado o Alvará Sanitário;

VIII - a empresa contratada deve orientar, coordenar, acompanhar, dar ordens ao contingente alocado, resolver quaisquer imprevistos relacionados à prestação do serviço, inclusive a correção de situações adversas, para o perfeito desenvolvimento das atividades, devendo o representante da empresa estar munido de telefone celular;

IX - a contratada deve promover a retirada dos materiais e dos alimentos ao término do evento ou quando concluído o consumo do lanche tipo “coffee break”, observando o horário previamente informado, sendo responsável pelo recolhimento de material e ressarcimento de eventuais prejuízos causados por sua equipe ao Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso.

Art. 4º Competirá ao Fiscal do Contrato:

I - verificar se o evento atende às exigências desta Portaria, vetando ou autorizando o fornecimento do lanche;

II - informar à empresa fornecedora, com antecedência mínima de cinco dias anteriores ao evento, a quantidade de participantes, o cardápio sugerido, a data, o local e o horário para o fornecimento;

III - receber da contratada, até dois dias antes da realização do evento, cópia do cardápio especificando as variedades de bebidas, lanches e outros itens solicitados, atentando-se para o conteúdo do Termo de Referência, a fim de possibilitar a fiscalização da execução do serviço;

IV - promover o acesso dos funcionários da contratada ao local de realização do evento para a sua atuação nos moldes contratados;

V - decidir sobre a destinação de eventuais sobras de alimentos preparados, proibida a sua reutilização para consumo;

Art. 5º Caberá à unidade organizadora do evento solicitar ao Fiscal do Contrato, no prazo de dez dias anteriores à sua realização, o fornecimento do lanche tipo “coffee break”, devendo informar:

I - o motivo e a descrição do evento, o local e o período de realização;

II - a quantidade de pessoas a serem atendidas e a sugestão de alimentos e bebidas a serem servidos, conforme contratação;

III - o horário em que deverá ser servido o lanche.

Parágrafo único. Havendo a negativa pelo Fiscal do Contrato do fornecimento de lanche ao evento, o que deverá ocorrer em até quarenta e oito horas do pedido, caberá pedido de reconsideração ao Diretor-Geral, que decidirá a respeito no prazo de até três dias.

Art. 6º As unidades responsáveis pela organização das atividades previstas neste normativo deverão enviar à Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento, unidade vinculada à Secretaria de Gestão de Pessoas, até 31 de agosto de cada ano, relatório pormenorizado da programação dos eventos, para fins de elaboração do Termo de Referência, constando as seguintes informações:

Art. 6º. As unidades responsáveis pela organização das atividades previstas neste normativo deverão enviar ao responsável pelo Cerimonial do TRE/MT, até 31 de agosto de cada ano, relatório pormenorizado da programação dos eventos, para fins de elaboração do Termo de Referência, constando as seguintes informações: (Caput do artigo com redação dada pela Portaria nº 192, de 13/7/2015)

I - tipo de evento;

II - quantitativo estimado de participantes;

III - duração diária estimada de cada evento, com previsão do horário de início e de término;

IV - quantidade de intervalos em cada período.

Parágrafo único. A Coordenadoria de Educação e Desenvolvimento efetuará a consolidação da programação anual de atividades informadas pelas unidades solicitantes, inclusive eventos de capacitação, com a finalidade de integrar o Termo de Referência ou Projeto Básico.

Parágrafo único. A Unidade responsável pelas atividades de Cerimonial do TRE/MT efetuará a consolidação da programação anual de atividades solicitadas, inclusive eventos de capacitação, com a finalidade de integrar o Termo de Referência ou Projeto Básico. (Parágrafo único com redação dada pela Portaria nº 192, de 13/7/2015) 

Art. 7º Os casos omissos serão decididos pelo Diretor-Geral.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura, revogadas as disposições em contrário.

Cuiabá-MT, 18 de março de 2013.

Desembargador RUI RAMOS RIBEIRO
Presidente

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(*) Este texto não substitui o publicado em 22/3/2013 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 1374, p. 4-5 .

Portaria nº 145 de 18/3/2013, publicada em 22/3/2013 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 1374, p. 4-5 .

Norma alteradora:

Portaria nº 192, de 13/7/2015, publicada em 15/7/2015 no Diário da Justiça Eletrônico do TRE-MT nº 1949, p. 3-4.