Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

Art. 9º da Resolução TSE nº 23.379/2011 . Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) de cada Tribunal Eleitoral:

I – analisar, avaliar e selecionar os documentos produzidos e recebidos nos respectivos tribunais, para fins de guarda permanente ou eliminação;

II – propor alterações nos instrumentos de gestão documental dos tribunais;

III – elaborar o Plano de Classificação de Documentos (PCD), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e a Lista de Documentos Vitais (LDV) e encaminhá-los para aprovação do tribunal regional e publicação, após recomendação do CGD-JE;

IV – aprovar e publicar edital de ciência de descarte de documentos, conforme o modelo apresentado no Anexo 2;

V – apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados, realizados pelo modelo apresentado no anexo 3;

VI – autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a TTD;

VII – aprovar termo de eliminação, elaborado pelo serviço de arquivo, conforme Anexo 4.

Parágrafo único.  A publicação de edital de ciência de descarte de documentos, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do tribunal, será feita nos sítios dos tribunais na Internet e no Diário da Justiça Eletrônico.

 

Normativo Presidente Membros
Ordem de Serviço nº 27/2017

Coordenador de Gestão da Informação - CGI

Chefe da Seção de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Chefe da Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ordem de Serviço nº 14/2015

Coordenador de Jurisprudência e Documentação

Chefe da Seção de Comunicação Administrativa

Chefe da Seção de Biblioteca e Editoração

Chefe da Seção de Banco de Dados

Chefe da Seção de Orientação e Apoio às Zonas Eleitorais

Ordem de Serviço nº 22/2014

Paulo Farias de Nazareth Neto

Julia Vine

Lealdo Floresta de Oliveira

Alfeu Eugênio Alves Neto

Ordem de Serviço nº 56/2012

Paulo Farias de Nazareth Neto

Julia Vine

Lealdo Floresta de Oliveira

Alfeu Eugênio Alves Neto

Frederico Franco Alvin

Nesta área, apresentamos o histórico de reuniões ocorridas ao longo dos anos:

2021, 2020, 2019, 2018, 2017.

 

2021

Ata nº 21 - CPAD, de 1 de fevereiro de 2021

PAUTA:

1.    Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

Ata nº 20 - CPAD, de 27 de janeiro de 2021

PAUTA:

1.    Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos, sendo 32 (trinta e duas) propostas já analisadas por membro da comissão, com a colaboração de representante da área afeta ao tipo documental em questão – colunas destacadas em azul; e 2 (duas) propostas pendentes de análise e deliberação.



2020

Ata nº 19 - CPAD, de 6 de novembro de 2020

PAUTA:

1.    Deliberar sobre as propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos, sendo 52 (cinquenta e duas) propostas já analisadas por membro da comissão, com a colaboração de representante da área afeta ao tipo documental em questão – colunas destacadas em azul; e 2 (duas) propostas pendentes de análise e deliberação.

 

Ata nº 18 - CPAD, de 26 de outubro de 2020

PAUTA:

1.    Registros dos julgamento das contas do TRE-MT no Tribunal de Contas da União, para cálculo dos prazos de guarda desses processos, conforme critério da Tabela de Temporalidade de Documentos;
2.    Dar seguimento às avaliações e deliberações das propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

 

Ata nº 17 - CPAD, de 1 de setembro de 2020

PAUTA:

1.    Aclarar dúvidas da empres PHASES Arquivos sobre a forma de indexação dos documentos arquivados no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, especialmente sobre a organização física das caixas arquivo e a forma de endereçamento, observando as características do "localizador" do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, de modo a não incluir o ano como parte do localizador, conforme orientações repassadas à emrpesa na reunião nº 13, de 14 de fevereiro de 2020.
2.    Tratar de outras questões relacionadas ao início da fase de indexação dos documentos.

 

Ata nº 16 - CPAD, de 20 de julho de 2020

PAUTA:

1.    Deliberar sobre comunicação recebida da empresa PHASES Arquivos, datada de 9 de junho de 2020, endereça à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, solicitando materiais e estrutura para a execução dos serviços;
2.    Comunicar notícia recebida por WhatsApp de que o arquivista responsável pelo projeto "in loco" foi desligado da empresa, e avaliar possíveis implicações na gestão do contrato e na qualidade do tratamento do acervo arquivístico em andamento;
3.    Dar seguimento às avaliações e deliberações das propostas de alteração das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos.

 

Ata nº 15 - CPAD, de 3 de março de 2020

PAUTA:

1.    Deliberar sobre propostas de alterações das minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos, e tabela de temporalidade de documentos;
2.    Formalização de resposta ao ofício recebido da empresa PHASES, em 12 de fevereiro de 2020, considerando as deliberações da comissão e as orientações repassadas aos representantes da empresa, quando da 13º reunião CPAD, ocorrida no dia 14 do mesmo mês, além de avaliar as possibilidades de ampliação do espaço físico para o trabalho da empresa.

 

Ata nº 14 - CPAD, de 17 de fevereiro de 2020

PAUTA:

1.    Deliberar sobre propostas de alterações na minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos.

 

Ata nº 13 - CPAD, de 14 de fevereiro de 2020

PAUTA:

1.    Deliberar sobre propostas de alterações na minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade de documentos;
2.    Deliberar sobre a forma de endereçamento dos documentos no arquivo (avaliar proposta da empresa PHASES);
3.    Deliberar sobre a forma de indexação dos documentos por meio do sistema SEI.

 

 

2019

Ata nº 12 - CPAD, de 4 de novembro de 2019

PAUTA:

1.    Continuidade da análise das minutas dos instrumentos de gestão documental; e das deliberações sobre as propostas de alterações oriundas das unidades administrativas do Tribunal e Cartórios Eleitorais.

 

Ata nº 11 - CPAD, de 9 de dezembro de 2019

PAUTA:

1.    Analisar as minutas dos instrumentos de gestão documental: plano de classificação de documentos – PCD e tabela de temporalidade de documentos – TTD;
2.    Deliberar sobre alterações sugeridas pelas unidades administrativas do Tribunal e Cartórios Eleitorais;
3.    Avaliar a situação de implantação do módulo de arquivamento do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, com base nas informações que serão trazidas pelo representante da Seção de Banco de Dados, conforme deliberado na Reunião CPAD nº 9, de 30 de outubro de 2019, de modo a cumprir a obrigação de que trata a cláusula 5.4.2, “a” do Contrato nº 26/2019, que tem por objeto o tratamento técnico arquivístico do acervo documental deste Tribunal.

 

Ata nº 10 - CPAD, de 4 de novembro de 2019

PAUTA:

1.    Deliberação sobre o plano de execução revisado pela empresa de tratamento arquivístico, que solicita autorização para iniciar suas atividades no dia 5 de novembro de 2019.

 

Ata nº 9 - CPAD, de 30 de outubro de 2019

PAUTA:

1.    Deliberação sobre o plano de execução apresentado pela empresa de tratamento arquivístico, que irá iniciar suas atividades na próxima segunda-feira, 4 de novembro de 2019;
2.    Definir o sistema que será usado pela empresa para registrar, catalogar e indexar os documentos do acervo arquivístico.

 

Ata nº 8 - CPAD, de 24 de outubro de 2019

PAUTA:

1.    Avaliação dos pedidos de alteração do plano de classificação de documentos e questões relacionados aos prazos de guarda da tabela de temporalidade;
2.    Revisão final dos instrumentos arquivísticos e das normas que serão submetidas à Diretoria Geral.

 

Ata nº 7 - CPAD, de 22 de outubro de 2019

PAUTA:

1.    Reunião de trabalho com a presença da arquivista do TRE-SC, que estará em visita técnica neste Tribunal, nos dias 22, 23 e 24 do corrente mês;
2.    Apresentação da programação de atividades que serão realizadas durante a visita técnica.

 

Ata nº 6 - CPAD, de 26 de julho de 2019 (reunião conjunta com a Diretoria Geral)

PAUTA:

1.    Suporte aos usuários sobre o uso dos instrumentos de gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.

 

Ata nº 5 - CPAD, de 27 de fevereiro de 2019

PAUTA:

1.    Colher as manifestações dos membros da comissão sobre as minutas do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade, enviados para análise de Vossas Senhorias, por e-mail, em 21 de fevereiro de 2019, quinta-feira;
2.    Propor aprovação desses instrumentos de gestão documental para submetê-los à Administração superior, nos termos do inciso III, art. 9º da Resolução TSE nº 23.379;
3.    Definir estratégias de reuniões com representantes das unidades (Secretarias, Corregedoria, Presidência e CCIA) visando validar os instrumentos propostos e agilizar a aprovação da política de gestão documental e suas normas, bem como sua efetiva implementação.

 

Ata nº 4 - CPAD, de 15 de fevereiro de 2019

PAUTA:

1.    Apresentar os resultados das atividades delegadas a cada membro da comissão na reunião de trabalho anterior, entre elas: os recursos aplicáveis à gestão documental nos sistemas informatizados SEI e SITDOC; minuta de resolução para a implantação da política de gestão documental no TRE-MT; dificuldades e boas práticas relacionadas ao SEI colhidas no TRE-AM;
2.    Assinatura das atas das reuniões anteriores;
3.    Definir as próximas atividades, entre elas: personalização das ferramentas de gestão documental elaboradas pelo TRE-SC: plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade; visando adoção por parte deste Regional.

 

2018

 

Ata nº 3 - CPAD, de 22 de janeiro de 2018

PAUTA:

1.    Definir quais os instrumentos de gestão documental servirão de modelo para os trabalhos da comissão;
2.    Avaliar a possibilidade de inclusão dos instrumentos de gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, tendo em vista previsão de implantação desse sistema no TRE-MT;
3.    Definição da forma de trabalho da comissõa e divisão de tarefas.

 

Ata nº 2 - CPAD, de 16 de janeiro de 2018

PAUTA:

1.    Apresentação da comissão e suas competências aos novos membros;
2.    Apresentação dos instrumentos de gestão documental em uso pelos demais Regionais.

 

2017

Ata nº 1 - CPAD, de 30 de novembro de 2017

PAUTA:

1) apresentação dos objetivos da comissão, suas principais atividades e entregas;
2) apresentação do escopo do projeto "Implementar política de gestão documental", sua interação com os trabalhos da comissão e as atividades desenvolvidas até o momento;
3) colher informações junto aos membros desta comissão multidisciplinar relacionadas ao contexto dos documentos do TRE-MT e Cartórios Eleitorais, físicos e eletrônicos;
4) colher informações sobre o termo de referência elaborado pela SCA para contratação de empresa especializada em descarte de documentos;
5) colher informações sobre os recursos e ferramentas disponíveis nos sistemas informatizados atuais, bem como as previstas em sistemas com implantação programada-SEI e SITDOC;
6) analisar os desafios relacionados às principais atividades de gestão documental no âmbito do TRE-MT e dos Cartórios Eleitorais;
7) traçar estratégias para elaboração, revisão e adoção de plano de classificação, tabela de temporalidade e relação de documentos vitais, tomando por base os modelos de outros Tribunais Eleitorais;
8) programar as próximas reuniões de trabalho e atividades