TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO MATO GROSSO – TRE- MT
COORDENAÇÃO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA – CCIA
SEÇÃO DE AUDITORIA TÉCNICA - SAT

RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – RAINT/2016 

2016

1.	INTRODUÇÃO

Trata-se de relatório das principais atividades desta SAT no ano de 2016. Para uma devida estruturação da unidade em nível tecnológico, 

O ano de 2016 foi um ano de amadurecimento. Foram tratados temas estruturais para o TRE-MT, como Avaliação de Controles Internos em nível de entidade, que possui ênfase em aspectos ligados à Governança Institucional. A aquisição da linguagem da governança, o domínio de conceitos, benchmarking, a análise da estrutura do TRE-MT e todas as providências que deveriam ser tomadas para uma avaliação segura, mas ao mesmo tempo corajosa, contribuíram para o aumento da maturidade da equipe de auditoria neste tema.

A gestão por processos, também, recebeu especial atenção. Pôde-se fazer intervenções para a formatação da Cadeia de Valor, bem como produção didática de material que, espera-se, auxiliará na disseminação e mudança da cultura organizacional quanto ao tema, uma vez que o interesse, seriedade e familiaridade da função de auditoria com o tema tenha ficado evidente.

A alocação de mais um servidor para atuar na função de auditoria trouxe um alento às ações de acompanhamento, que foram retomadas, com visíveis reflexos positivos quanto à estruturação do processo de trabalho da fase de acompanhamento. Fez-se esforço em providenciar treinamento para o novo membro, de forma que atue de modo seguro em ações de auditoria, treinamento este que perdurará por alguns anos.

Procedimentos, estudos e organização adicionais identificadas no decorrer do ano foram necessárias, muito embora não constam no PAA 2016, mas se mostraram imprescindíveis. Procurou-se, também, recuperar ações que restavam incompletas para obter uma maior aderência ao plano.

2.	Ações Planejadas para 2016

Número	AÇÃO	ESCOPO	JUSTIFICATIVA	Período Estimado	AUDITORES	
					Início	Fim		
01	Apoio à implantação da Gestão por Processos	Atividades de apoio à prática de gestão por processo no TRE-MT.	Art. 37 e Art. 70 da Constituição CF.EE”	Estudos e Plano de trabalho	07/jan	31/jan	01	
				Execução dos Procedimentos	01/fev	01/abril		
				Emissão de relatório	04/abril	16/abril		
02	Acompanhamento das Auditoria 01 e 02	Fazer atividade de acompanhamento das auditorias, avaliando as respostas apresentadas e ações tomadas para implementar as recomendações	
Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39		18/abril	30/abril	01	
03	Avaliação dos Controles Internos Nível de Entidade	Avaliação do TRE-MT considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento.	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017;
Metas e Diretrizes do CNJ, bem como Diretrizes do TCU.	Plano de trabalho	02/mai	28/mai	02	
				Execução dos Procedimentos	30/mai	30/jun		
				Emissão de relatório	04/jul	16/jul		
04	Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos	Avaliar a implementação e eficácia dos controles administrativos nos processos de gestão e fiscalização dos contratos celebrados pelo TRE-MT	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017;
Metas e Diretrizes do CNJ, bem como Diretrizes do TCU.	Plano de trabalho	18/jul	17/ago	02	
				Execução dos Procedimentos	18/ago	30/set		
				Emissão de relatório	03/out	21/out		
05	Acompanhamento Anteriores a 2015 e Acompanhamento da Auditoria 03/2015; apoio às atividades da Coordenadoria relacionadas às Eleições 2016. 	Fazer atividade de acompanhamento das auditorias, avaliando as respostas apresentadas e ações tomadas para implementar as recomendações	Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39		24/out	12/dez	02	
06
	Elaboração do PAA/2017	Normas de Auditoria	Portaria nº 194/2014/TRE-MT e Resolução CNJ nº 171/2013 	Novembro	01	
07	Elaboração RAINT/2016	Normas de Auditoria	Normas de Auditoria;
Portaria nº 194/2014/TRE-MT.	Dezembro	01	
08	Auditorias Especiais 	De natureza incomum ou extraordinária	Normas de Auditoria	Decorrer de 2016 – atividades impactam no cronograma	01	
09	Outras Atividades 	Atender às solicitações superiores.	Consultas e Informações	Atividades podem impactar no cumprimento do cronograma	02	
10	Ação de Capacitação	Ao menos uma por servidor incumbido de realizar auditoria.	Preferencialmente na fase de planejamento das auditorias	Decorrer de 2016	02	

Foram implementadas, em resumo, as seguintes ações:

3.	Ação 01 – Apoio à prática de gestão por processos no TRE-MT

Pela sua importância, foi retomada da Ação 01 – Apoio à prática de gestão por processos no TRE-MT, com a implementação das seguintes ações:

01.	Estudo sobre gestão por processos (Leitura de literatura sobre gestão por processos, principalmente o Referencial ABPMP – CBOK).
02.	Treinamento básico do servidor Rodrigo Martins em mapeamento e gestão por processos
03.	Produção do Curso Interno a distância - “Conhecendo BPMN e BIZAGI Modeler”, em 05 Módulos, já disponível no sistema EAD do Tribunal.
04.	Análise da cadeia de valor apresentada pela Elo-Group, com intervenções específicas quanto aos processos típicos de governança e colocação da Auditoria Interna na Cadeia de Valor (Ex.: Informação nº 015/2016, Processo PAe nº 4396/2016).
Período 20.05 a 30.06.2016
Consideração a ação cumprida 100%. 

4. Ação Adicional 01 – Estrutura computacional – servidor web

Com o fim de adicionar estrutura computacional de base aos trabalhos da CCIA, providenciamos a criação e configuração, junto à STI, de servidor Virtual Linux. Coube à STI a criação do servidor (acesso, usuário, senha e sistemas básicos) e à SAT a configuração dos serviços adicionais, como servidor web, banco de dados, linguagem adicionais, como PHP, serviço de FTP. Tendo em vista que esta SAT não conta com especialista em T.I., tal ação envolveu considerável esforço e trabalhos adicionais, inclusive remoto.
Período: 02.05.2016 a 08.06.2016
A ação foi cumprida em 100% 

5. Ação Adicional 02 – Instalação e configuração de Sistema Moodle, para apoio à auditoria.

Tendo em vista a impossibilidade de a STI prestar, neste ano, ajuda atenção especializada além do suporte básico à SAT, esta seção trabalhou na implantação de sistema de apoio de apoio, consistente no sistema moodle, utilizado para EAD. Tal sistema é atualmente utilizado para vários fins, inclusive a distribuição de Questionários aos auditados, bem como comunicação e ações educativas disponíveis no endereço http://sat01.tre-mt.jus.br/moodle.
Toda a configuração do sistema, criação de banco de dados,  configuração do servidor Linux demandou também dezenas de horas adicionais de trabalho, inclusive remotas, mas resultou em disponibilização de ambiente seguro , auditável e custumizável.
Período: 01.05.2016 a 17.06.2016
Ação concluída 100%

6. Ação adicional 03
Instalação de sistema de gestão de projetos (web2project)
Dando continuidade nas ações de modernização tecnológica das atividades de auditoria e de boas práticas administrativas internas foi implementado, no servidor da SAT, o Sistema de Gerenciamento de Projetos Web2Project, em uso na Seção desde meados de Julho, disponível em http://sat01.tre-mt.gov.br/web2.
Trata-se de um sistema completo de gestão de projetos, software livre, que usaremos para idealizar, acompanhar de forma diária e elaborar relatórios mais completos das atividades da SAT.
Começaram a ser inseridas no sistema as ações nos diversos campos de atuação da SAT, como as Ações Educativas para a Instituição, as Auditorias, Acompanhamentos de Auditoria (follow up), Estruturação dos Processos de Trabalho, Qualificação do Pessoal Interno e Sistemas Tecnológicos.
Período: 22.07 a 31.08/2016
Ação 100% concluída.

7. Ação adicional 04 – Mapeamento da Fase de Acompanhamento das Auditorias

A SAT realizou estudos (normas internacionais e padrões de levantamento do TCU) com o fim de mapear e manualizar a fase de acompanhamento das Auditorias, tendo em vista a lotação do servidor Rodrigo Martins na unidade com o fim de atuar prioritariamente nesta atividade.
Os artefatos produzidos estão inseridos no PAe 3887/2016, consistindo em Roteiro de Acompanhamento, com mapeamendo da fase do processo, e também esquema de criação de PAe’s.
Período:02.05.2016 a 31.05.2016
Ação 100% concluída.

8. Ação adicional 05 – Socialização de Conhecimentos – II Fórum de Controle Interno

Com o fim de incentivar a boa prática, a SAT promoveu a socialização do II Fórum de Boas Práticas e Controle Interno do Poder Judiciário (PAe n.º 2805/2016), ocorrido em Brasília-DF, que contou com a participação de dois servidores da CCIA (Rosely Saboia e Benedito Antonio da Costa).
 Todos os vídeos das palestras e os materiais estão disponíveis no ambiente de apoio (sat01.tre-mt.jus.br/moodle), bem como existe espaço para discussão que certamente será profícua a todos.
A ação envolveu a preparação dos vídeos do evento para a inserção no sistema, o recolhimento do material produzido no curso e criação dos espaços de interação. Espera-se que após o período eleitoral haja maior procura pelo espaço.
Avalia-se que é necessária ação de comunicação para melhor divulgação deste compartilhamento.

9. Ação 02 – Acompanhamento das Auditorias 01 e 02/2015.
Com o processo estruturado e manualizado, passou-se às ações de Acompanhamento das Auditoria 01 e 02/2015 (diárias e passagens e compras e contratações).
Apesar de intermitências causadas pelo labor do servidor alocado em outras unidades, todos os procedimentos que cabiam à Seção de Auditoria (plano de acompanhamento, execução dos procedimentos e elaboração de relatório), referentes às duas ações de acompanhamento, foram concluídas nos meses de junho e julho de 2016, restando apenas ações por parte das unidades auditadas.
Período: junho e julho de 2016.
Ação 100% concluída (procedimentos de elaboração de relatório).

10. Ação 03 – Auditoria de Avaliação dos Controles Internos em Nível de Entidade.

Por conta das ações estruturais acima descritas, adiou-se um pouco o início da ação 03 – Avaliação dos Controles Internos em Entidade, que caminha para os retoques finais de elaboração do relatório.
A unidade tomou cuidado em estudar profundamente as normas nacionais e internacionais relacionadas com o tema (TCU, COSO, INTOSAI, IFAC, IAA, ISO), bem como reunir literatura extensa na área e fazer benchmarking.
Elaborou-se o programa de auditoria padrão e preparou-se Questionário de Avaliação de Controles Internos, especialmente adaptado para aplicação no TRE-MT, e utilizou-se como meio o sistema de apoio já descrito.  O sistema integrou-se perfeitamente com a rede interna, e o módulo de questionário foi utilizado com sucesso para a aplicação do mesmo, com auditabilidade em nível de quem acessou o sistema, quem respondeu questionários, e quem repondeu determinado questionário específico. 
Como limitação das ações cite-se o período eleitoral, que pode ter ocasionado baixo engajamento dos servidores e gestores quanto ao Questionário.
Concluiu-se o relatório da auditoria, com importantes avaliações dos controles internos em nível de entidade, sendo que está pendente ainda manifestação das unidades sobre os achados.
As ações da SAT, contudo, referentes a esta auditoria pode-se avaliar por completas, faltando apenas a parte da manifestação das diversas unidades.

Período: julho a setembro de 2016.
Considera-se a ação, na parte planejada para o ano, como 100% concluída, restando apenas a compilação do relatório definitivo.

11. Ação 04 - Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos

O escopo desta ação planejada é avaliar a implementação e eficácia dos controles administrativos nos processos de gestão e fiscalização dos contratos celebrados pelo TRE-MT.

Para tanto, como parte da etapa de planejamento da auditoria 02/2016 foi planejado pela SAT o 1º Workshop de Gestão e Fiscalização Contratual, onde foram convidados servidores para atividades específicas de análise do processo de trabalho, dentre gestores, fiscais e coordenadores.

O evento, bem avaliado pelos participantes, teve como produtos principais, além das discussões dos presentes, uma análise SWOT do processo, com identificação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, bem como a elaboração de um fluxograma representando o processo. 

Nesta atividade foram testados, com sucesso,  sistemas de colaboração no laboratório disponibilizado pela CED, que facilitaram o trabalho conjunto, bem como a apresentação remota de sistema computacional de gestão de contratos.

Os resultados do Workshop foram compartilhados com a Presidência, DG e Comissão de elaboração do Manual, para que levem em consideração os trabalhos produzidos.

12. Ação 10 – Ações de Capacitação

Capacitação/Treinamento	Período	Servidor	Comentário	
Capacitação – Bloco II (inovação e design dos serviços públicos) Equipe técnica – Empresa EloGroup
	8-10 novembro	Benedito Antonio da Costa	Referente à Consultoria em Gestão por Processos	
16/11 (integral) Capacitação – Bloco IV (boas práticas com BPMN) - Equipe técnica	16 novembro	Benedito Antonio da Costa e Rodrigo de Jesus	Referente à Consultoria em Gestão por Processos	
Introdução à Governança Corporativa Aplicada ao Setor Público	6,7 Novembro	Benedito Antonio da Costa	Presencial	
Curso de Gestão Governamental – FGV	Julho	Benedito Antonio da Costa	EAD	
Curso Interno - Conhecendo BPMN e BIZAGI Modeler	Junho	Rodrigo Martins de Jesus	Ministrado por Benedito A Costa	

13. Tabela demonstrativa de ações implementadas

Ação	AÇÃO	Períodos	% Conclusão	
			Início	Fim		
01	Apoio à implantação da Gestão por Processos	Planejado	07/jan	16.04	100%	
		Período de Execução	01/fev	01/abril		
02	Acompanhamento das Auditoria 01 e 02	Planejado	18/abril	30/abril	100%	
		Período de Execução	Junho	Julho		
03	Avaliação dos Controles Internos Nível de Entidade	Planejado	02/mai	16/jul	100%	
		Execução dos Procedimentos	Julho	Outubro		
04	Ação Adicional 01 – Estrutura computacional – servidor web	02.05 a 08.06	100%	
05	Ação Adicional 02 – Instalação e configuração de Sistema Moodle, para apoio à auditoria	01.05 a 17.06	100%	
06	Ação adicional 03 . Instalação de sistema de gestão de projetos (web2project)	22.07 a 31.08	100%	
07	Ação adicional 04 – Mapeamento da Fase de Acompanhamento das Auditorias	02.05.2016	100%	
08	Ação adicional 05 – Socialização de Conhecimentos – II Fórum de Controle Interno	Julho de 2016	100%	
09	Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos 	(Apenas Workshop)  Fase de Planejamento Novembro de 2016	35%	
10	Elaboração do PAA/2017	Novembro de 2016	100%	
11	Elaboração do Plano Conjunto – Contas – TCU	Dezembro 2016	100%	
12	Outras ações - 10 Informações – Assuntos diversos	maio-setembro	100%	

14. Conclusões

Conclui-se que, no ano, a Seção de Auditoria técnica incluiu importantes ações que agregaram valor às atividades de auditoria, muito embora possam ter impactado na execução completa de ações de auditoria.

Foi relevante o fato de se ter incluído tempo para imersão na implantação da gestão de processos, e termos podido influenciar positivamente no processo, com agragação quanto à cadeia de valor.

Também a avaliação dos controles feita em nível de entidade serviu a propósitos múltiplos, incluindo aumentar a expertise da equipe em assuntos de governança, avaliar aspectos da governança, e acender o debate em torno de questões essenciais para a governança interna.

Procurou-se implementar serviços tecnológicos para o apoio às ações de auditoria (moodle, web2project), bem como utilizar aplicativos para trabalhos colaborativos (google docs, sistema de conferência, etc). Percebeu-se que tais mecanismos agregam valor aos trabalhos, facilitando as interações e gerando know how.

Avalia-se, portanto, que a atuação da Seção evoluiu na inserção em assuntos de governança, gestão por processos e nos aspectos tecnológicos e fortalecimento da cultura organizacional para o controle interno.