TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO MATO GROSSO – TRE- MT
COORDENAÇÃO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA – CCIA
SEÇÃO DE AUDITORIA TÉCNICA - SAT

PLANO ANUAL DE AUDITORIA “PAA - 2017”
PAe nº 009379/2016

2016

SUMÁRIO

I – INTRODUÇÃO
II - FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAA – 2016
III – RECURSOS HUMANOS E MATERIAS
IV – TIPOS DE AUDITORIA A SEREM DESENVOLVIDAS
VI – AÇÕES DE AUDITORIA
VII – CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES
VIII - CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

I – INTRODUÇÃO

O ano de 2016 foi um ano de amadurecimento. Foram tratados temas estruturais para o TRE-MT, como Avaliação de Controles Internos em nível de entidade, que possui ênfase em aspectos ligados à Governança Institucional. A aquisição da linguagem da governança, o domínio de conceitos, benchmarking, a análise da estrutura do TRE-MT e todas as providências que deveriam ser tomadas para uma avaliação segura, mas ao mesmo tempo corajosa, contribuíram para o aumento da maturidade da equipe de auditoria neste tema.

A gestão por processos, também, recebeu especial atenção. Pôde-se fazer intervenções para a formatação da Cadeia de Valor, bem como produção didática de material que, espera-se, auxiliará na disseminação e mudança da cultura organizacional quanto ao tema, uma vez que o interesse, seriedade e familiaridade da função de auditoria com o tema tenha ficado evidente.

A alocação de mais um servidor para atuar na função de auditoria trouxe um alento às ações de acompanhamento, que foram retomadas, com visíveis reflexos positivos quanto à estruturação do processo de trabalho da fase de acompanhamento. Fez-se esforço em providenciar treinamento para o novo membro, de forma que atue de modo seguro em ações de auditoria, treinamento este que perdurará por alguns anos.

Espera-se, para o ano de 2017, que este processo de amadurecimento da função de auditoria continue, com ênfase na atuação apropriada, com o processo de trabalho estruturado e com qualificação constante. A fase de acompanhamento deverá gerar suas primeiras avaliações advindas do processo mais estruturado.

Dar-se-á também atenção especial ao teste e implementação de sistema especializado na organização e acompanhamento das auditorias, para melhor visualização gerencial.

II - FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAA – 2017

Alguns fatores foram levados em conta na proposição deste plano de Auditoria, consoante o que se apontou na Introdução. 

Continua-se com a visão de que os processos de trabalho ainda precisam de estruturação/documentação básica, motivo pelo qual deve-se concentrar em auditorias e avaliações em nível operacional ligados à avaliação sistêmica do processo ponta-a-ponta, em vez de em simples conformidade. Tal abordagem otimizará os recursos humanos empregados nas auditorias, causando mudanças e avaliações sistêmicas que possuem maior possibilidade de resultar em benefícios para a governança e gestão.

No decorrer de 2016, persiste a percepção de que, de modo geral, há, no TRE-MT, em maior ou menor grau:

•	Falta de definições claras de responsabilidade sobre os processos de trabalho, o que impede as transformações dos processos
•	Deficiência em monitoramentos, o que impede respostas ágeis aos problemas
•	Dificuldade em medições de desempenho, metas, e controles
•	Dificuldade no controle de conformidade, entendimento e tratamento de riscos.
•	Não preparação para mudança de titularidade dos setores
•	Falta de geração de dados gerenciais sobre os processos
•	Não utilização de ferramentas de produtividade (webmeetings, edição conjunta, material instrucional multimídia) para interação entre os diversos atores dos processos
•	Dificuldade nos planejamentos e projeções
•	Visão do gerenciamento presa às fronteiras funcionais (setores com atuação estanque)

Espera-se que as consultorias contratadas supram ou iniciem ações tendentes a suprir muitas dos fatores de risco acima mencionados, sendo que estes fatores deverão ser um dos focos das avaliações independentes realizadas.

Escolheu-se o objeto Auxílio Alimentação porque é uma das maiores rubricas no orçamento do TRE-MT (R$ 3.030.000,00 empenhados em 2016), não tendo havido, ainda, nenhuma auditoria na rubrica.

A gestão documental, constante do PALP, também ainda não recebeu atenção da auditoria, sendo merecedora, em nossa análise, de ser auditada, visto que  a produção, guarda e sistematização de documentos é parte fundamental da rotina administrativa do TRE-MT, ligada à segurança da informação e de dados.

III – RECURSOS HUMANOS E MATERIAS

 Para a realização das atividades programadas a Seção de Auditoria Técnica contará em 2017 com a seguinte equipe, incumbindo a liderança das atividades à servidora titular da Seção:

Cargo	Quantidade	Função	
Analista Judiciário	01	FC-6	
Técnico Judiciário	01	FC-1	

Recursos materiais e tecnológicos:

Equipamentos de informática: 03 microcomputadores e 01 impressora (compartilhada com outras seções). Acesso à Internet/Intranet, bem como aos sistemas informatizados do TRE/MT, realizando parte de seus trabalhos com base nas informações coletadas do banco de dados desses sistemas.
Conta-se agora com servidor auxiliar em que se disponibiliza sistema moodle para o auxílio na realização das auditorias.

Estimativa de custos da auditoria:

Não há custos extraordinários estimados, em razão da aplicação de recursos materiais e humanos ordinariamente aplicados nas atividades da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria. Custos adicionais serão necessários para a qualificação da equipe técnica.

IV – TIPOS DE AUDITORIA A SEREM DESENVOLVIDAS

		Poderão ser desenvolvidos quatro tipos de auditoria, em sua forma pura ou de forma combinada: Auditoria de Gestão, de Conformidade, Operacional e de Resultado.

Auditoria de Gestão – Objetiva emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificando a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, governança de TI, riscos, resultados, bem como a probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração, incluindo a análise do Relatório de Gestão do Órgão.  

Auditoria de Conformidade – Consiste na verificação da adequação dos processos, procedimentos e atividades das unidades auditadas com a legislação e os regulamentos aplicáveis.

Auditoria Operacional – Consiste na certificação da efetividade e oportunidade dos controles internos apontando soluções alternativas para a melhoria do desempenho operacional de procedimentos e controles; 

Auditoria de Resultado – Objetiva verificar os resultados da ação governamental com ênfase no planejamento estratégico e na visão dos programas/projetos/atividades como fator básico de organização da função e da gestão pública como mobilização organizacional para alcance dos resultados.

A auditoria no Auxílio alimentação terá um caráter mais de conformidade, enquanto aquela planejada na gestão documental terá um caráter de operacional e de conformidade.

VI – AÇÕES DE AUDITORIA

1. Conclusão da Auditoria 2/2016 (Gestão e Fiscalização de Contratos)
2. Acompanhamento da Auditoria 3/2015 (Tecnologia da Informação)
3. Relatório final da Auditoria 1/2016 (Avaliação de Controles Internos em nível de entidade)
4. Implantação e testes de Sistemas de Auditoria
5. Conclusão das atividades do Acompanhamento (follow up) 1/2016
6. Conclusão das atividades do Acompanhamento (follow up) 2/2016
7. Auditoria em Gestão Documental
8. Auditoria na Folha de Pagamento (Auxílio Alimentação)
9. Outras ações.
No período de vigência deste PAA poderão ser realizadas outras auditorias consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, dirimir dúvidas ou apurar denúncias, desde que tecnicamente viável considerando a quantidade de recursos humanos disponíveis, cuja realização requer determinação expressa de autoridade competente.

Outras Atividades 
Consultoria e Orientações à Administração, os quais, quando solicitados, se darão por meio de emissão de Informações e manifestação de opiniões fundamentadas, bem como atendimentos por e-mail, telefone ou pessoalmente.
Acompanhamento e atendimento às diligências do TCU, visando apoiar o órgão de controle externo na sua missão institucional.

Ações de Capacitação
Os trabalhos de auditoria foram planejados de forma a otimizar os recursos humanos tanto quantitativamente (horas/homem), quanto no que se refere à qualificação técnica e capacitação, sendo necessário no mínimo uma capacitação por ano para cada servidor que exerce atividade de auditoria.

VII – CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES

Número	AÇÃO	ESCOPO	JUSTIFICATIVA	Período Estimado	Dias ùteis	AUDITORES	
					Início	Fim			
01	Conclusão da Auditoria 3/2016 (Gestão e Fiscalização de Contratos)	Avaliar a implementação e eficácia dos controles administrativos nos processos de gestão e fiscalização dos contratos celebrados pelo TRE-MT	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017; PAA 2016. 	Execução dos Procedimentos	09/jan	10/fev	61	02	
				Emissão de relatório	13/fev	10/mar			
02	Acompanhamento da Auditoria 3/2015 (Tecnologia da Informação e da Auditoria 3/2012 – Patrimonial).	Fazer atividade de acompanhamento, fazendo vistorias in loco e avaliando a mitigação dos riscos	Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39. Término da construção do datacenter.	Execução dos procedimentos e relatório.	13/mar	04/abr	17	01	
03	Relatório final da Auditoria 1/2016 (Avaliação de Controles Internos em nível de entidade)	Avaliação do TRE-MT considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017; PAA 2016. Término do prazo para manifestação sobre o relatório preliminar da auditoria.
	Análise das manifestações e emissão de relatório.	10/abr	05/mai	17	01	
04	Implantação e testes de Sistema de Auditoria	Auxílio à T.I. para instalação do SIAUDI e/ou outro sistema de apoio. Estudo da sistemática do sistema.	Necessidade de organização e automação do processo de auditoria.	Procedimentos diversos.	8/mai	31/mai	18	01	
05	Conclusão das atividades de Acompanhamento (follow up) 1/2016	Emissão do Relatório do Acompanhamento da Auditoria 1/2015 (Concessão de Diárias e Passagens)	Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39		05/jun	16/jun	10	01	
06	Conclusão das atividades de Acompanhamento da Auditoria 2/2016	Emissão de Relatório Final do Acompanhamento da Auditoria 2/2015 (Compras e Contratações)	Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39	Procedimentos diversos.	05/jun	30/jun	20	01	
07	Auditoria em Gestão Documental (Auditoria Operacional/Conformidade)	Avaliar o cumprimento das normas relativas à gestão de documentos no âmbito do TRE-MT.	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017. Lei n. 8.159/1991. 	Plano de trabalho	03/jul	28/jul	54	02	
				Execução dos Procedimentos	31/jul	31/ago			
				Emissão de relatório	01/set	15/set			
08	Auditoria no Auxílio Alimentação (Auditoria de Conformidade).	Verificar o cumprimento das normas relativas à concessão de auxilio alimentação aos servidores do TRE-MT	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017;
Metas e Diretrizes do CNJ, bem como Diretrizes do TCU.	Plano de trabalho	18/set	06/out	47	02	
				Execução dos Procedimentos	9/out	27/out			
				Emissão de relatório	30/out	24/nov			
09
	Elaboração do PAA/2018 e PALP	Normas de Auditoria	Portaria nº 194/2014/TRE-MT e Resolução CNJ nº 171/2013 	Novembro		01	
10	Elaboração RAINT/2017	Normas de Auditoria	Normas de Auditoria;
Portaria nº 194/2014/TRE-MT.	Dezembro		01	
11	Auditorias Especiais 	De natureza incomum ou extraordinária	Normas de Auditoria	Decorrer de 2017 – atividades impactam no cronograma		01	
12	Outras Atividades 	Atender às solicitações superiores. Possibilidade de auxílio à SAOG referente à implantação da metodologia de Auditoria Contínua. Auxílio ao Relatório de Gestão.	Auxílios, consultas e Informações.	Atividades podem impactar no cumprimento do cronograma		02	
13	Ação de Capacitação	Ao menos uma por servidor incumbido de realizar auditoria.	Preferencialmente na fase de planejamento das auditorias	Decorrer de 2017. Pode impactar no cronograma das outras atividades.		02	
14	Processo de contas	Na contingência de o TRE-MT ser escolhido para ter as contas julgadas pelo TCU	Depende de decisão do TCU	Impacta no cronograma geral		02	

VIII - CONSIDERAÇÕES FINAIS

As técnicas de auditoria, formas e relatórios serão orientadas pela Resolução 171/2013 do CNJ ou outra que vier a substituí-la.
No decorrer do exercício, poderá haver alterações no cronograma de execução dos trabalhos, em função de fatores que prejudiquem a sua realização no período estipulado, para adequar as ações à realidade fática e à complexidade dos temas.

Cuiabá/MT, 29 de novembro de 2016.

Benedito Antonio da Costa
Chefe da Seção de Auditoria Técnica