TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO MATO GROSSO – TRE- MT
COORDENAÇÃO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA – CCIA
SEÇÃO DE AUDITORIA TÉCNICA - SAT

PLANO ANUAL DE AUDITORIA “PAA - 2016”
PAe nº 007599/2015

2015

SUMÁRIO

I – INTRODUÇÃO
II - FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAA – 2016
III – RECURSOS HUMANOS E MATERIAS
IV – TIPOS DE AUDITORIA A SEREM DESENVOLVIDAS
V - TÉCNICAS DE AUDITORIA POR AMOSTRAGEM
VI – AÇÕES DE AUDITORIA
VII – CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES
VIII - CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

I – INTRODUÇÃO

O processo de Auditoria, no TRE-MT, nos recentes anos, vem apresentando um grande amadurecimento no entendimento dos processos de governança e de atuação da própria unidade responsável pela avaliação dos controles internos.

O maior entendimento das normas, técnicas, ferramentas, e objetivos da auditoria interna, e o maior conhecimento das normas nacionais e internacionais causam que a atuação da auditoria interna seja mais estratégica, provendo a Governança do órgão com informações diagnósticas dos entraves administrativos que causam embaraço à gestão.

Foi assim na Auditoria 01/2015, em que se pontuou necessidade de cumprimento de normas internas quanto à prestação de contas; quanto à não devolução dos valores recebidos em caso de não prestação de contas; quanto ao pagamento de diárias em data posterior ao deslocamento; falta de economicidade na emissão de bilhetes e assim por diante. 

Na auditoria 02/2015, onde se avaliou os controles internos relacionados às atividades de compras e contratações, elaborou-se auditoria operacional no processo de licitação e coleta de preços, identificando-se os riscos mais prementes de serem solucionados: deficiência na formalização dos fluxos dos processos, demora excessiva na conclusão das fases interna e externa das licitações, ausência na padronização e definição da atuação da Seção de Gerenciamento de Compras, deficiência na forma de atuação dos pregoeiros e equipe de apoio aos pregoeiros, etc.

Na área de Tecnologia da Informação, realizou-se auditoria de conformidade das instalações do datacenter do Tribunal com os padrões técnicos, visto que a administração planejara e iniciara procedimentos de aquisição de nova estrutura. Reportou-se à administração uma situação realmente merecedora de acudimento, pela realização de obras e aquisição de equipamentos para suprir todos os riscos e falhas de segurança encontrados.

Assim, com as auditorias realizadas em 2015, pode-se ter uma ideia clara das deficiências estruturais que podem colocar obstáculos à consecução eficiente dos objetivos institucionais, e neste planejamento de 2016 buscou-se incluir as áreas prioritárias, sem olvidar-se que se trata de ano eleitoral, onde as atividades normais de todos os setores sofrem algum contingenciamento.

II - FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAA – 2016

Alguns fatores foram levados em conta na proposição deste plano de Auditoria, consoante o que se apontou na Introdução. 

Percebeu-se que mais vale aprimorar os processos de trabalho como um todo do que concentrar-se em detalhes operacionais de relevância limitada. O resultado gerado pelo diagnóstico mais abrangente e estratégico resulta em ações que podem gerar aprimoramentos muito mais profundos e duradouros. Aprimorar um processo de trabalho, definir papeis, ressaltar princípios, e fomentar valores, ao fim e ao cabo, levam a uma utilidade e economia de recursos públicos muito maiores. Não se deve descuidar da parte de conformidade e dos demonstrativos, financeiros e contábeis, mas os riscos identificados na atuação administrativa do TRE-MT não estão centrados nestes aspectos.

O TRE-MT precisa continuar com o processo de modernização de sua gestão. Não basta possuir ferramentas tecnológicas e conectividade competente. É preciso utilizar as ferramentas em sua potencialidade, criando colaboração eficaz e sinergia na produção dos produtos organizacionais. Não basta a previsão formal de níveis de governança, é necessário o apego aos papéis e desapego às práticas vetustas e contraproducentes.

Providências básicas, como a gestão por processos, gestão por competências e produção consistente de dados úteis à gestão precisam de pronta atenção, e é neste espírito que se elaborou este PAA2016.
Uma novidade será uma ação que difere um pouco das ações usualmente realizadas pela Seção de Auditoria Técnica. Trata-se de um planejado apoio à implantação das práticas e cultura de gestão por processos. Percebeu-se que a ausência de uma prática de gestão por processos prejudica a própria realização de auditorias, pela ausência de obediência a fluxos definidos, papéis e responsabilidades, o que dificulta sobremaneira a avaliação e proposição de melhoria nos processos e obrigam que o mesmo achado (falta de gestão por processos) seja reiterado vez após vez.

No decorrer de 2015, a Seção de Auditoria Técnica percebeu, de modo geral:

•	Falta de definições claras de responsabilidade sobre os processos de trabalho, o que impede as transformações dos processos
•	Deficiência em monitoramentos, o que impede respostas ágeis aos problemas
•	Dificuldade em medições de desempenho, metas, e controles
•	Dificuldade no controle de conformidade, entendimento e tratamento de riscos.
•	Não preparação para mudança de titularidade dos setores
•	Falta de geração de dados gerenciais sobre os processos
•	Não utilização de ferramentas de produtividade (webmeetings, edição conjunta, material instrucional multimídia) para interação entre os diversos atores dos processos
•	Falta de avaliação dos custos, diretos e indiretos, dos processos de trabalho
•	Dificuldade nos planejamentos e projeções
•	Visão do gerenciamento presa às fonteiras funcionais (setores com atuação estanque)

A Unidade de controle interno propõe acompanhar e fomentar a implantação da gestão por processos, mas a gestão deverá assumir o protagonismo nessa implantação e respeitar a forma de atuação típica de controle interno (não atuação na própria modelagem dos processos), para que o trabalho não se transforme em cogestão, perniciosa aos princípios de controle.

E não é suficiente auditar, fazendo diagnósticos expositores das oportunidades de melhoria. É preciso acompanhar todas as recomendações acolhidas pela Presidência. Assim, tempo especial será previsto para esta atividade.

Todos os fatores de contribuição mencionados acima por certo são limitados pelas condições materiais de trabalho da própria Seção de Auditoria Técnica, da qualificação buscada e fornecida, bem como da equipe disponibilizada.

O planejamento e cronograma, portanto, é diretamente afetado pela estrutura de pessoal da Seção, da qualificação e estudos realizados previamente às Auditorias Planejadas e do apoio institucional às solicitações da Seção.

O Plano Anual de Auditoria 2016 foi elaborado com observância dos objetivos atinentes à auditoria inerentes ao setor público, instruções e determinações do TCU, normas internas, parâmetros e objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do TRE/MT. 
		O Planejamento atentou-se para a adequação das ações à equipe técnica prevista, de maneira a fornecer razoável segurança de que o trabalho venha a ser executado por pessoa com capacitação profissional, independência e treinamentos requeridos nas circunstâncias.
Ao estimar o tempo necessário para a realização de cada auditoria, considerou-se o tempo necessário para o planejamento da auditoria (estudos das matérias e dos objetos de auditoria), para a execução e para a elaboração do relatório. 

Incluiu-se tempo para atividades de acompanhamento, cuja realização vem sendo prejudicada por questões ligadas ao pessoal necessário para realiza-las.

III – RECURSOS HUMANOS E MATERIAS

 Para a realização das atividades programadas a Seção de Auditoria Técnica contará em 2016 com a seguinte equipe, incumbindo a liderança das atividades à servidora titular da Seção:

Cargo	Quantidade	Função	
Estagiário	01	-	
Analista Judiciário	01	FC-6	
Analista Judiciário	01	FC-2 ou FC-1	

Recursos materiais e tecnológicos:

Equipamentos de informática: 03 microcomputadores e 01 impressora (compartilhada com outras seções). Acesso à Internet/Intranet, bem como aos sistemas informatizados do TRE/MT, realizando parte de seus trabalhos com base nas informações coletadas do banco de dados desses sistemas.

Estimativa de custos da auditoria:

Não há custos extraordinários estimados, em razão da aplicação de recursos materiais e humanos ordinariamente aplicados nas atividades da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria. Custos adicionais serão necessários para a qualificação da equipe técnica.

IV – TIPOS DE AUDITORIA A SEREM DESENVOLVIDAS

		Serão desenvolvidos quatro tipos de auditoria, em sua forma pura ou de forma combinada: Auditoria de Gestão, de Conformidade, Operacional e de Resultado.

Auditoria de Gestão – Objetiva emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificando a execução de contratos, convênios, acordos ou ajustes, governança de TI, riscos, resultados, bem como a probidade na aplicação dos recursos públicos e na guarda ou administração, incluindo a análise do Relatório de Gestão do Órgão.  

Auditoria de Conformidade – Consiste na verificação da adequação dos processos, procedimentos e atividades das unidades auditadas com a legislação e os regulamentos aplicáveis.

Auditoria Operacional – Consiste na certificação da efetividade e oportunidade dos controles internos apontando soluções alternativas para a melhoria do desempenho operacional de procedimentos e controles; 

Auditoria de Resultado – Objetiva verificar os resultados da ação governamental com ênfase no planejamento estratégico e na visão dos programas/projetos/atividades como fator básico de organização da função e da gestão pública como mobilização organizacional para alcance dos resultados.

Inclui-se, excepcionalmente, apoio à gestão na implantação da gestão por processos, que consistirá em ações avaliativas, educativas e operacionais voltadas ao fomento e à implantação da prática no TRE-MT, o que objetiva aumentar a eficácia e diminuir o tempo gasto nas auditorias.

V - TÉCNICAS DE AUDITORIA POR AMOSTRAGEM

Conforme as técnicas usualmente empregadas no serviço público serão realizadas com base em seleção de amostras, obtidas, conforme o caso, mediante amostragem aleatória simples, exploratória, por julgamento, por estratificação ou por intervalo.

VI – AÇÕES DE AUDITORIA

1.	Apoio à implantação da Gestão por Processos;
2. 	Acompanhamento da Auditoria 01 e 02/2015
3.	Avaliação dos Controles Internos Nível de Entidade;
4.	Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos
5.	Acompanhamento de Auditorias Anteriores a 2015, acompanhamento da Auditoria 03/2015 e apoio às atividades da Coordenadoria relacionadas às Eleições 2016
6.	Elaboração do PAA/2017;
7.	Elaboração RAINT/2016;
8.	Auditorias Especiais;
8.1.	No período de vigência deste PAA poderão ser realizadas outras auditorias consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, dirimir dúvidas ou apurar denúncias, desde que tecnicamente viável considerando a quantidade de recursos humanos disponíveis, cuja realização requer determinação expressa de autoridade competente.
9.	Outras Atividades 
9.1.	Consultoria e Orientações à Administração, os quais, quando solicitados, se darão por meio de emissão de Informações, Orientações Técnicas e manifestação de opiniões fundamentadas, bem como atendimentos por e-mail, telefone ou pessoalmente.
9.2.	Acompanhamento e atendimento às diligências do TCU, visando apoiar o órgão de controle externo na sua missão institucional.
10.	Ação de Capacitação
10.1.	Os trabalhos de auditoria foram planejados de forma a otimizar os recursos humanos tanto quantitativamente (horas/homem), quanto no que se refere à qualificação técnica e capacitação, sendo necessário no mínimo uma capacitação por ano para cada servidor que exerce atividade de auditoria.

VII – CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES

Número	AÇÃO	ESCOPO	JUSTIFICATIVA	Período Estimado	AUDITORES	
					Início	Fim		
01	Apoio à implantação da Gestão por Processos	Atividades de apoio à prática de gestão por processo no TRE-MT.	Art. 37 e Art. 70 da Constituição CF.EE”	Estudos e Plano de trabalho	07/jan	31/jan	01	
				Execução dos Procedimentos	01/fev	01/abril		
				Emissão de relatório	04/abril	16/abril		
02	Acompanhamento das Auditoria 01 e 02	Fazer atividade de acompanhamento das auditorias, avaliando as respostas apresentadas e ações tomadas para implementar as recomendações	
Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39		18/abril	30/abril	01	
03	Avaliação dos Controles Internos Nível de Entidade	Avaliação do TRE-MT considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento.	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017;
Metas e Diretrizes do CNJ, bem como Diretrizes do TCU.	Plano de trabalho	02/mai	28/mai	02	
				Execução dos Procedimentos	30/mai	30/jun		
				Emissão de relatório	04/jul	16/jul		
04	Auditoria em Gestão e Fiscalização de Contratos	Avaliar a implementação e eficácia dos controles administrativos nos processos de gestão e fiscalização dos contratos celebrados pelo TRE-MT	Plano de Auditoria de Longo Prazo “PALP” Quadriênio 2014-2017;
Metas e Diretrizes do CNJ, bem como Diretrizes do TCU.	Plano de trabalho	18/jul	17/ago	02	
				Execução dos Procedimentos	18/ago	30/set		
				Emissão de relatório	03/out	21/out		
05	Acompanhamento Anteriores a 2015 e Acompanhamento da Auditoria 03/2015; apoio às atividades da Coordenadoria relacionadas às Eleições 2016. 	Fazer atividade de acompanhamento das auditorias, avaliando as respostas apresentadas e ações tomadas para implementar as recomendações	Resolução CNJ Nº 171/ 2013, Art. 39		24/out	12/dez	02	
06
	Elaboração do PAA/2017	Normas de Auditoria	Portaria nº 194/2014/TRE-MT e Resolução CNJ nº 171/2013 	Novembro	01	
07	Elaboração RAINT/2016	Normas de Auditoria	Normas de Auditoria;
Portaria nº 194/2014/TRE-MT.	Dezembro	01	
08	Auditorias Especiais 	De natureza incomum ou extraordinária	Normas de Auditoria	Decorrer de 2016 – atividades impactam no cronograma	01	
09	Outras Atividades 	Atender às solicitações superiores.	Consultas e Informações	Atividades podem impactar no cumprimento do cronograma	02	
10	Ação de Capacitação	Ao menos uma por servidor incumbido de realizar auditoria.	Preferencialmente na fase de planejamento das auditorias	Decorrer de 2016	02	

VIII - CONSIDERAÇÕES FINAIS

As técnicas de auditoria, formas e relatórios serão orientadas pela Resolução 171/2013 do CNJ.
No decorrer do exercício, poderão haver alterações no cronograma de execução dos trabalhos, em função de fatores que prejudiquem a sua realização no período estipulado, tais como: treinamentos, licenças, trabalhos especiais, atendimento ao TCU e a Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria, viagens a serviço da Justiça eleitoral, carência de pessoal e outros fatos não previstos.

Cuiabá/MT, 30 de Novembro de 2015.

Benedito Antonio da Costa
Chefe da Seção de Auditoria Técnica