O Tribunal Regional Eleitoral realiza o empréstimo de urnas eletrônicas e sistema de votação específico a entidades públicas organizadas e instituições de ensino, para utilização em eleições parametrizadas. São consideradas entidades públicas organizadas as relativas à Administração Pública Direta, as autarquias, empresas públicas, sociedades de economia mista e fundações públicas. As normas para o empréstimo são reguladas pela Resolução 892/2011 do TRE-MT .

A entidade interessada deverá formular requerimento ao Presidente do TRE-MT, protocolizando-o junto à Justiça Eleitoral, solicitando formalmente a cessão de urnas eletrônicas, do sistema de votação específico bem como do suporte técnico necessário à realização da eleição com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da data prevista para a eleição, a fim de a análise do pedido e os preparativos possam ser realizados com tempo hábil pelos setores responsáveis no TRE. Os documentos que devem acompanhar o pedido são descritos no art. 5º da Resolução 892/2011 do TRE-MT.

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Os pedidos de empréstimo não podem ser realizados em determinados períodos, em função de atividades executadas pelo Tribunal nos períodos eleitorais. Assim, no período dos 120 (cento e vinte) dias anteriores e nos 60 (sessenta) dias posteriores à realização de eleições oficiais, considerando-se, quando for o caso, a ocorrência de segundo turno, ficam vedados os empréstimos. Também na hipótese de eleições suplementares, é vedada a realização de eleição parametrizada no período dos 30 dias anteriores e nos 30 dias posteriores à realização daquelas. Além do impedimento nesses períodos, também não é permitido o empréstimo no caso de eleições com candidato único ou que não tenham eleitorado regularmente inscrito junto à instituição para a eleição.

É importante observar que todas as informações que serão usadas na preparação das urnas eletrônicas devem ser fornecidas em formato digital adequado, de acordo com os padrões determinados pela área responsável no TRE.

Nos casos em que as urnas eletrônicas não puderem ser disponibilizadas, o TRE-MT pode ceder urnas de lona, mediante solicitação do interessado.