O Tribunal Regional Eleitoral de Mato Grosso (TRE-MT) deve concluir nos próximos meses sua política de gestão documental. O projeto iniciado em 2018 possui como principais entregas as normas e os instrumentos de gestão documental, entre eles o plano de classificação de documentos, a tabela de temporalidade de documentos e a lista de documentos vitais. A normatização e aplicação dessa política e seus instrumentos permitirão a classificação de todo o acervo arquivístico do TRE-MT, desde a criação ou recebimento dos documentos, permitindo a identificação e acompanhamento dos tempos de guarda, e recolhimento de documentos com valor histórico, além de permitir o descarte com segurança de documentos que já tenham cumprido sua função informacional e de meio de prova.

Todas as regulamentações legais, assim como as boas práticas já adotadas nacionalmente, foram debatidas nesta quarta-feira (23.10) durante a palestra “Gestão Documental”, ministrada no Plenário do TRE-MT pela analista judiciária arquivista do Regional de Santa Catarina, Sandra Buth Zanon.

 “É primordial que órgão público organize suas informações. Ter um arquivo organizado significa segurança jurídica nos atos públicos, maior acessibilidade e transparência. Cabe lembrar que a gestão documental é um dever do Poder Público e dos servidores que nele laboram”, destacou Sandra.

Em sua palestra, ela detalhou a metodologia aplicada no Tribunal Regional Eleitoral de seu Estado, unidade considerada uma referência nacional no tema. “A teoria das três idades pressupõem que os documentos possuem ciclo de vida, subdividindo os conjuntos documentais em arquivos correntes, arquivos intermediários e permanentes. Só chegam no arquivo permanente os documentos com valor histórico, podendo os demais ser descartados de acordo com os prazos de guarda definidos na tabela de temporalidade. O plano de classificação adotado no Regional adota a metodologia funcional, que tem por base as funções e atividades do órgão, cuja estrutura subdivide os documentos produzidos e recebidos em cinco níveis de classificação, são eles: Classe e subclasses, Grupo e subgrupos e Divisão. Todo esse conjunto bem definido permite o acesso rápido a informação, o que gera economia de recursos públicos e excelência nos serviços ofertados”.

O trabalho está amparado na Lei nº 8.159/91, Resolução do TSE nº 23.379/11, Recomendações do CNJ nº 37/11 e 46/13, e a Resolução do CNJ nº 91/09. A servidora explicou ainda as diferenças entre arquivos nato digitais e arquivos digitalizados. “Nem todo documento físico deve ser migrado para o meio digital. É necessária uma análise técnica para evitar o trabalho e custos desnecessários com digitalização de documentos pouco consultados ou com prazos de guarda intermediária curtos ou próximos do seu termo”.

Segundo o coordenador de Gestão da Informação do TRE-MT, Gustavo Silveira Castor, a política de gestão documental deve ser aplicada na Justiça Eleitoral como um todo, com o propósito de classificar os documentos desde sua criação ou recebimento, além de permitir a organização dos arquivos físicos e eletrônicos existentes sede do Tribunal e Cartórios Eleitorais. “A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, contando com os conhecimentos e experiência da arquivista de Santa Catarina, conclui neste momento a elaboração dos instrumentos de gestão documental, que serão submetidos agora à apreciação da Diretoria Geral do TRE-MT e do Comitê Nacional de Gestão Documental da Justiça Eleitoral em Brasília”.

Após a aprovação da política de gestão documental em Plenário, o plano de classificação de documentos, a tabela de temporalidade de documentos e a lista de documentos vitais passarão a ser usados cotidianamente por todos os servidores para a classificação e avaliação de seus documentos.

O TRE-MT irá disponibilizar capacitações na modalidade de Ensino à Distância para todos os servidores do órgão.

Jornalista Daniel Dino

Assessoria TRE-MT